Возможности - ты, владеют по крайней мере одним разрывом в шкафу для хранения документов швов или пластмассовом мусорном ведре, заполненном налоговыми декларациями с эры, когда Ванильный Лед не был изюминкой. Или возможно ты находишься немного больше на современной стороне — твой жесткий диск буквально наполняется свалки данных и просмотры.
Хуже, возможно ты кидаешь кости и мало думаешь о сохранении документов твоего бизнеса.
Независимо от которого располагаются лагерем, ты падаешь в, пара центральных вопросов упорствуй: Сколько времени бизнес должен держаться за свои деловые документы? И что это должно держать?
Как столь многие вопросы жизни, не существует черно-белый ответ. Правила Налогового управления долго служили неплатежом, но есть другие вещи, которые должны учесть компании. Прежде всего, тем не менее, у предприятий малого бизнеса должен быть явный, выполнимый план.
“Для предприятий малого бизнеса очень возможно недооценить ценность отчетов и потребности сохранить их”, сказал Бенджамин Райт, далласский поверенный, специализирующийся на технологии и документах.
До степени IRS позволяет некоторой гибкости войти, как компании управляют своими документами, включая использование электронных систем.
“IRS не скажет тебе все, что ты должен сделать. Тебе будет нужно руководство от CPA”, сказал Райт, который ведет блог экстенсивно о системах документа.
IRS, однако, недавно объяснила, что примет электронные системы учета, такие как QuickBooks, для аудита.
Публикация 583 IRS подчеркивает, что любая система задержания документа должна позволить налогоплательщику легко поддерживать результаты коммерческой деятельности, которые появляются на налоговой декларации. В течение долгого времени эмпирическое правило задержания считало, что компании и люди должны держать налоговые декларации и документы в течение семи лет, но Публикация 583 указывает, что это не верное. Скорее различные уставы ограничения относятся к различным налоговым ситуациям. Например, если бизнес должный дополнительный налог, устав ограничений составляет три года.
IRS предлагает примеры лучших документов, чтобы сохранить:
- Доход: квитанции Кассового аппарата, банковские чеки, счета, 1099
- Покупки и расходы: Погашенные чеки, квитанции кредитной карты, выписки со счета
Учитывая все обстоятельства, семь лет не плохой стандарт, даже если это немного более, чем необходимо в нескольких ситуациях. Но отметь: нет никакого устава ограничений на мошеннические или неподанные налоговые декларации.
Документы служат большему количеству расходящихся целей, чем поддержка налоговых деклараций. Райт упоминал как пример строительные компании, которые, возможно, должны были бы выполнить специальное природоохранное законодательство. Другие агентства федерального или регионального правительства могли бы предусмотреть, что подходящие документы должны сохраняться неопределенно.
“Теоретически, у тебя могут быть требования, которые идут вне [требования IRS]”, сказал Райт. “Если так, Ты будешь, вероятно, знать об этом”.
Предприятия малого бизнеса не должны предполагать, что более сложный план задержания документа требует современного оборудования и программного обеспечения. Фактически, решение могло бы быть правильным под рукой. Райт подчеркивает электронную почту как самый простой и самый легкий способ вести сопроводительную документацию. “Мы можем использовать электронную почту в качестве дневника того, что мы сделали, с кем мы говорили, как мы сделали что-то. Это может быть очень ценно”, сказал Райт. Он отметил, что много крупнейших почтовых услуг предлагают неограниченное хранение всего за 20$ в год.
Учитывая те обстоятельства, малый бизнес мог хранить много документов о почтовой системе и сделал запись, большая часть как он занимается бизнесом. С ценой жесткого диска и резкого падения хранения облака, также, у компаний теперь есть много доступных вариантов, из которых можно выбрать.
Слишком много документации может потенциально быть проблематичным, все же. “Мы живем в электронном круглом аквариуме”, сказал Райт. “Это применяется так же к маме-и-популярности, как это делает американский Госдепартамент. Электронные документы могут появиться где угодно”. Другими словами, будь осторожным.