Эрик Сикола - Генеральный директор ExpenseCloud.
Для владельцев бизнеса всем нам нравится думать, что наши сотрудники как посвящают себя полному успеху компании как мы, Если ты достаточно удачлив найти тех, кто разделяет твою страсть, это может быть красивая вещь. Однако всегда будут те сотрудники, для которых это - “просто работа”. И к сожалению ты можешь столкнуться с некоторыми, кто преднамеренно попытается саботировать бизнес.
Воровство сотрудника и мошенничество - главная утечка в американских компаниях. Фактически, согласно недавним данным, приблизительно $50 миллионов ежегодно крадутся сотрудниками приблизительно с 75 процентами сотрудников, признающихся красть по крайней мере в одном случае от их работодателя. Самый пугающий, приблизительно одна треть деловых банкротств - результат воровства сотрудника.
Чтобы быть справедливыми, не, все воровство или мошенничество намеренные. Иногда это - результат сотрудников, просто не знающих, как обращаться с компенсацией расхода должным образом или чистым несчастным случаем. К счастью, есть много шагов, которые ты можешь сделать, чтобы защитить твой бизнес от воровства и мошенничества — намеренный или иначе. В дополнение к системе сдержек и противовесов и регулярных аудитов, вот шесть простых изменений, которые ты можешь осуществить прямо сейчас, чтобы снизить риск и защитить твой итог.
- Установи политику расхода, которая включает системы для ослабевающих возможных стратегических нарушений, таких как квитанции, превышающие определенную сумму в долларах. Устанавливая пороги и требуя, чтобы расходы сверх тех пределов имели второй обзор, ты можешь устранить риск, что эти расходы высокого доллара уменьшатся через трещины.
- Потребуй перечисленных квитанций для составления счетов категорий, которые подвергаются легкому обману, такие как еда или жилье, который избежит брать счет в течение ночи прямого впитывания или отпуска возлюбленных выходных дней. Каждое учреждение предоставит перечисленные квитанции, и у сотрудников ни с чем, чтобы скрыться не должно быть проблемы включая их с отчетом о расходах.
- Проси, чтобы имена посетителей в деловой еде или функции развлечения были перечислены на отчетах о расходах. Даже если ты никогда не позвонишь им и проверишь событие, то факта, что ты мог, будет достаточно, чтобы держать сотрудников на-и. Плюс, это дает тебе возможность сравнить затраты на развлечение с измеримыми результатами.
- Осуществи корпоративную программу карты, которая устанавливает пределы стоимости для категорий расхода, с которыми работодатели могут сравнить суммы квитанции. Вместо бланкового чека, устанавливая помощь пределов ведут сотрудников в делании разумного выбора (икра или камбала?) и помощь компания лучше планируют расходы.
- Потребуй, чтобы физические адреса стартового местоположения и заключительного места назначения были определены в отчетах о пробеге. Просто заявление “Чикаго” оставляет много комнаты для интерпретации — сотрудники могли ездить вокруг города, управляющего личными поручениями весь день, и включать тот пробег в отчет о расходах.
- Замени Excel или бумажные процессы сообщения расхода с автоматизированной платформой, которая объединяет все вышеупомянутые функции в единственной, простой, надежной системе. Автоматизация всего процесса не только делает вход расхода и одобрение более точными и менее подверженными ошибке или мошенничеству, но это также делает сам административный процесс быстрее, легче и более эффективным.
В то время как срыв мошенничеству является основным водителем в проведении этой политики и процедур, сотрудники могут ощетиниться в инсинуации, которая они или были нечестными. Развертывая эти шаги, представь его как систему, разработанную, чтобы сделать их рабочие места легче и более эффективными, а не движение, чтобы выяснить их. Сосредотачиваясь на льготах для сотрудников, развертывание автоматизированной системы расхода, которая существенно снижает риск мошенничества, будет намного более гладким с меньшим сопротивлением и меньшим количеством жалоб.
Выраженное мнение является теми из автора и не обязательно отражает взгляды BusinessNewsDaily.