. / Кредит: Техническое Изображение Рабочего через Shutterstock
Сетевое, общедоступное программное обеспечение управления документооборотом (DMS) - эффективный, рентабельный способ развернуть данные в облако и взять под контроль много файлов, содержания и другие типы информационного магазина компаний. В отличие от составляющих собственность систем, общедоступное программное обеспечение дает компаниям больше гибкости — это может быть принято где угодно, может быть изменено, чтобы удовлетворить потребностям компании и типично свободное. Тем не менее, общедоступный DMS не для всех. Вот за и против Сетевого, общедоступного программного обеспечения управления документооборотом.
Достоинства общедоступного программного обеспечения управления документооборотом
Общедоступный DMS предлагает несколько преимуществ для компаний, особенно те, кому нужно больше автономии по их системам DMS.
Легко доступный
Одна из выгоды общедоступного программного обеспечения - то, что это легко доступно. "Если ты надеешься идти открытый источник, иногда все, что ты должен сделать, посетить сайт и загрузить программное обеспечение и вот именно", сказал Реубен Джонатан, генеральный директор в GetVoIp.com, независимом веб-сайте сравнения поставщика.
Напротив, составляющие собственность продавцы редко объявленные рыночные цены на их веб-сайтах. Они, вероятно, потребуют твоей контактной информации прежде, чем обеспечить цитату или гида, сказал Джонатан. Ожидай некоторых назад и вперед с торговым представителем, прежде чем программа будет фактически установлена.
С общедоступным DMS ты будешь знать точно, что ты получаешь и насколько это - фронт. Это предоставляет непосредственное решение для управления документооборотом, ты можешь получить и осуществить право, когда тебе нужен он — никакой необходимый разговор продаж.
Свободный попробовать, легкий модернизировать
Для неготовых передать, освободи, или недорогостоящий общедоступный DMS обеспечивает возможность программам тест-драйва прежде, чем купить полные версии или вложить капитал в составляющие собственность решения.
"У многих общедоступных продуктов есть дополнительные функции, как место для хранения сорта предприятия или принятые решения", сказал Джонатан. Эти дополнительные возможности часто прибывают в большом почете, что компании не в состоянии или готовы заплатить за просто все же. "Для многих это - подходящий вариант, чтобы попробовать общедоступное программное обеспечение сначала, затем модернизировать когда настало время".
Исследуешь ли ты технологию DMS или находишь приемлемый вариант решений DMS, общедоступный DMS - отличный способ взвесить твои варианты в реальных ситуациях.
Успех общедоступной философии
Общедоступная технология - все о привлечении общественности. В то время как конечные пользователи ничего не должны фактически делать, общедоступное программное обеспечение - результат одного разработчика, публикующего исходный код и других разработчиков, щипающих или расширяющих его, чтобы сделать программное обеспечение лучше. Это могло быть чем-либо от усиления пользовательского опыта к добавлению, что новые пользователи особенностей сочтут полезным.
"Открытый источник подразумевает, что любой может улучшить успех предыдущего поколения", согласно Джонатану. В конечном счете эти общие знания и коллективное усилие приводят к лучшему программному обеспечению, из которого могут извлечь выгоду все пользователи.
Недостатки общедоступного программного обеспечения управления документооборотом
Несмотря на его преимущества, общедоступный DMS не лучшее решение для всех. Если ты требуешь прочных возможностей, более трудной безопасности и технической поддержки, общедоступные решения могут не быть для тебя.
Ограниченные возможности
Одна из причин, которые компании предпочитают составляющий собственность по общедоступному DMS, - то, что составляющие собственность системы дают пользователям больше особенностей, таких как поддержка большого количества пользователей или способности объединить сторонние приложения.
Дедэн Грин, руководитель во Все Техническое, Мемфис, находящаяся в Теннесси фирма ИТ-услуг, сказал, что у бесплатных общедоступных решений также, как правило, есть ограничения размера.
"Бесплатное программное обеспечение бесплатное по причине", сказал Грин. "Обычно, ты ограничен числом закачек или должен иметь дело с водными отметками".
Проблемы безопасности
Как с любой другой Сетью - или основанное на облачных вычислениях решение, безопасность - главное беспокойство об организации. Согласно Зеленому, когда дело доходит до общедоступного управления документооборотом, пользователи "рискуют попытки с менее безопасной программой хранить информацию".
Джон Линкольн, директор по развитию бизнеса OfficeScope, основанное на облачных вычислениях решение для управления контентом для предприятий малого бизнеса, согласились.
"С безопасностью, являющейся главным беспокойством о многих отраслях промышленности, организации должны иметь в виду, что большинство общедоступных систем управления документами не шифрует документы", сказал Линкольн. "Если согласие будет главным беспокойством о твоей организации или промышленности, то использование общедоступного управления документооборотом не будет правильным выбором, так как это не обеспечивает особенности, которые ты, возможно, должен насладиться, чтобы доказать согласие".
Отсутствие поддержки
В ядре общедоступных программ самостоятельная методология, означая, что пользователи загружают, устанавливают и управляют программным обеспечением сами. В то время как это обеспечивает степень свободы и гибкость, недостаток - отсутствие поддержки от общедоступных поставщиков. Это в особенности имеет место со свободным общедоступным DMS.
"В то время как открытый источник свободный и может быть легким развернуться как быстрое решение, это - также другой способ сказать, что 'ты один'", сказал Линкольн. "Много общедоступных продуктов не предлагают технической помощи или обслуживания клиентов, и это - вероятно, проблема, которая будет связана с кем-то, когда ты нуждаешься в помощи".
Следуй за BusinessNewsDaily в Твиттере @BNDarticles. Мы находимся также на Facebook & Google + . Эта история первоначально издана на BusinessNewsDaily.
