Что твое самое большое препятствие к производительности на работе? Для некоторых людей это - постоянный гул уведомлений о смартфоне и электронных писем; для других это отвлекает прерывания от коллег. Но для большого количества рабочих, просто не способна одна вещь, которая стоит на пути эффективности, быстро находят то, что они должны выполнить задачу.
"Быть дезорганизованным стоит тебе времени и денег", сказала Донна Дэвид, основатель организационной консалтинговой фирмы Donna David and Co". [Люди] могут провести часы, ища вещи в их офисе и на их компьютере."
"Слишком много бумаги, технология, электронные письма, телефонные звонки, факсы, и т.д.... может быть подавляющим и препятствовать производительности, которая тогда затрагивает другие области твоей жизни", добавили Джон Роули, здоровье и предприниматель хорошего здоровья и автор.
Хотя грязный стол часто - признак дезорганизации, твое физическое рабочее пространство не единственный беспорядок места, может накопиться. Джен Коэн-Кромптон, эксперт по производительности малого бизнеса и главный редактор в программном обеспечении для бизнеса и сервисный поставщик Neat Company, полагает, что много профессионалов сегодня борются с "цифровым рекламным щитом" и держатся на файлы, фотографии, электронные письма и другие цифровые активы еще долго после того, как они служили своей цели. [Легкие способы Быть Более производительный]
"[У цифрового запасливого человека] часто есть менталитет, что они не хотят избавляться от чего-то они mightneed по той или иной причине", сказал Коэн-Кромптон Business News Daily. "Они могут рассмотреть свои документы с намерением отделиться, но закончить тем, что не удалили, потому что они думают, 'Что, если мне требуется этот день?' [или] они волнуются, что удаленная электронная почта могла привести к проблеме в будущем, когда они должны восстановить определенную информацию. В основном они держатся на их цифровые документы, потому что они назначают большее значение на документ, чем, фактически существует".
Отпущение твоего беспорядка означает проводить меньше времени, ища то, в чем ты нуждаешься, и поэтому ты можешь повысить свою эффективность на работе. Если ты хочешь сломать свои привычки рекламного щита — и физический и цифровой — и стать более организованным и производительным, вот несколько подсказок, чтобы помочь начинать.
Для физического беспорядка
Соглашение с бумагами быстро. Однажды Роули советовал после правила "бумагам прикосновения": Как только ты рассмотрел печатный документ, или регистрируешь его далеко, встряхни его или прими меры на нем, чтобы уменьшить твой беспорядок стола. Ты можешь применить то же самое правило к своему почтовому входному почтовому ящику, сказал он.
Для бумажных файлов как счета и квитанции, которые должны быть сохранены некоторое время, Дэвид рекомендовал просмотреть и преобразовать их в цифровые файлы, таким образом, ты можешь раскромсать и переработать физическую копию и спасти рабочее место.
Очисти свой стол. Удостоверься, что ничто постороннее не не учтено на твоем столе в конце рабочего дня, сказал Дэвид. Это означает, что твое рабочее пространство будет чистым и готово к началу с нуля утром.
Составь список. Несмотря на многочисленные приложения записи лекций и цифровые доступные календари, много профессионалов приписывают свои организационные навыки старомодному, рукописному списку задач. Вместо того, чтобы рассеять различные бумаги через твой стол, потому что ты должен будешь обратиться к ним в течение дня, записывая его в списке, означает, что ты можешь убрать те бумаги и произвести их только, когда ты готов заняться той задачей.
"Есть что-то о начинании писать и выписывании список текущих дел, который помогает тебе оставаться организованным", сказала Саманта Ламберт, начальник отдела кадров в службе веб-дизайна Синие СМИ Фонтана. "При наличии рукописного списка текущих дел, со всеми задачами, расположенными по приоритетам числом, мои задачи в течение дня никогда не теряются среди всех других вещей, происходящих на моем компьютере в течение дня. Подготовка рукописного списка утром помогает обрисовывать в общих чертах то, на что день будет похожим и сделает его более ясным в начале дня что потребности быть сделанным".
Для цифрового беспорядка
Канава неиспользованные программы и файлы. Точно так же, как твой физический рабочий стол ты должен стремиться держать свой виртуальный рабочий стол в стороне и опрятный, сказал Коэн-Кромптон. Деинсталлируй или устрани символы для программ, которые ты не используешь и сохраняешь свои файлы организованными основанный на том, что необходимое наиболее.
Создай эффективную регистрацию и называющую файл систему. С таким количеством компаний, используя основанные на облачных вычислениях инструменты сотрудничества и работая с многократными версиями того же самого документа, это платит, чтобы придумать teamwide систему для обозначения, хранения и доступа к тем цифровым файлам.
"Придумай схему обозначения своих собственных файлов, или если ты можешь твоей организации", сказал Ламберт. "Урегулирование структуры для способа, которым сохранены файлы, сэкономит тебе время в конечном счете, когда ты попытаешься получить доступ к документу, ты спас несколько месяцев назад.
Ламберт также рекомендовал датировать каждую версию каждого документа, который ты сохраняешь, особенно когда люди делают обновления, и редактирует. Избеги беспорядка andkeep файлы, организованные определенной датой в рамках схемы обозначения твоих файлов, сказала она.
Используй технологию в ваших интересах. Есть бесчисленные приложения и программы, доступные людям, которые хотят привести в порядок их файлы и ежедневные списки текущих дел. Не уверен, что, где начать? Смотри на приложения с самым высоким рейтингом на своем мобильном устройстве или расспроси тут и там твой офис и социальные круги, чтобы узнать, какие организационные приложения они рекомендовали бы. Если ты ищешь систему управления документами профессионального уровня, проверяешь лучший список выборов Business News Daily.
Пребывание организовано
Независимо от того, физические ли твои активы или цифровые, ключ к получению (и хранение) их организованный учится определять то, что требуется для твоей ежедневной работы и что не, сказал Коэн-Кромптон. Она советовала проводить аудит всего на твоем столе и устройствах и рассматривать, какой цели каждый пункт или файл фактически служат.
"Фигура, что необходимая, чтобы оставаться — и удостовериться необходимая, ясно определен — и что может пойти, и затем фактически избавиться от вещей", сказал Коэн-Кромптон. "Оцени каждый документ. Немедленно устрани дубликаты, избавься от вещей, которые устарели, и удаляют [файлы], которые больше не служат тебе".
Для цифровых файлов архивирование может быть отличным решением для электронных писем или документов, в которых ты не нуждаешься прямо сейчас, но будешь нуждаться в ближайшем будущем. Коэн-Кромптон советовал движущимся файлам архиву получать их "с глаз долой", которые создадут меньше беспорядка в твоем активном входном почтовом ящике или папке документов. Дэвид согласился, отметив, что твоя цифровая система регистрации должна отразить твою бумажную систему регистрации с определенными папками, на которые наносят цветную маркировку при необходимости, чтобы помочь тебе находить заархивированные документы быстрее, когда тебе действительно нужны они.
В конечном счете лучшая вещь, которую ты можешь сделать, чтобы остаться организованным, состоит в том, чтобы сделать привычку к контакту со всем сразу же, как это подходит.
"Прочитай его, затем ответь, удали [или] заархивируй", сказал Коэн-Кромптон. "Обращение к потенциальному беспорядку, продвигающемуся в, устраняет необходимость иметь дело с ним позже и попытка сдержать его".
Эта история была первоначально издана в 2014 и обновлена 5 августа 2015.
