Будет день, когда слово “документ” не будет подразумевать листок бумаги? Мы будем когда-либо становиться действительно безбумажным обществом?
Вероятно, не скоро говорят эксперты. Есть много мякоти в мире. Смотри — это, вероятно, окружило твой компьютер.
Запускам и предприятиям малого бизнеса советовали бы уделить серьезное внимание вопросам об управлении документооборотом. Все больше американский бизнес полагается на данные, таким образом, компании большая и маленькая потребность рассмотреть, как они должны сохранить его и что они могли бы хотеть или должны сделать с теми данными в будущем.
Отказ построить надежный план управления данными может иметь катастрофические последствия. До 70 процентов компаний, которые теряют все их данные, обанкротились в течение 12 - 18 месяцев, сказал Эран Фараджун, исполнительный вице-президент с находящимся в Торонто Asigra, разработчик программного обеспечения хранения облака. Конечно, у всех компаний есть различные потребности.
Таким образом, что твой бизнес делает, чтобы защитить себя от разгрома данных?
Бумага
Pros: давайте будем честными. Бумага - настолько мягкая но крысиная фланелевая рубашка в шкафу, тот, который ты не можешь перенести, чтобы пожертвовать Доброжелательности (или подача в мусор). Это удобно и успокоение, и это обеспечивает тот же самый опыт, снова и снова. Таким образом, пока это не становится так поврежденным, что рукава падают сразу же.
Нам нравится этот, мы можем найти листок бумаги, мы можем коснуться его или прикрепить его в чьем-то лице, чтобы сказать, “Да, я действительно оплачивал тот счет”.
Cons: Где начать? Бумага поднимает много пространства. Это рвется, чернила исчезают. Несмотря на наши максимальные усилия, бумага иногда исчезает в том файле, в который мы никогда не смотрим. И у нас нет тех тех же самых возможностей поиска, которые идут с электронным хранением. Кроме того, разделение печатного документа требует, чтобы ты сделал копию или просмотр, и это занимает больше времени, чем доступ и пользование электронной почтой.
У бумаги всегда будет свое место, сказал парк Greg Технологии DB, фирмы по управлению документооборотом в Кларке, Нью-Джерси, “Ты не можешь стремиться к технологии только для пользы технологии”, сказал он. “Это должно иметь смысл”.
Но имеет больше смысла в эти дни получать большинство данных в цифровой формат.
Местное электронное хранение: С самого крошечного флеш-накопителя на самый сердечный сервер
Pros: Когда у тебя есть одна коробка на твоем рабочем месте, содержащем все твои хранившие электронные данные, одна вещь бесспорная: ты имеешь контроль. Это верно особенно, если компания использует высокую безопасность.
Другой верх для локального хранения стоится, который продолжает резко падать. Ты можешь найти терабайт хранения меньше чем за 100$, неслыханные из пары несколько лет назад.
Cons: С контролем прибывает большая ответственность. Данные не обязательно поддерживают себя. (Ну, это может, но такие процессы все еще требуют человеческого вмешательства.)
“Резервная копия походит на осуществление”, сказал Farajun Асигры. “Все знают, что они должны сделать это, но немногие делают это действительно хорошо”. Однако если у кого-то в твоей организации есть исключительная дисциплина и внимание к деталям, сервер или жесткий диск могли бы работать.
Облако или удаленное хранение
В эти дни мы слышим много об облаке, но возможно не все знают то, что это означает. К данным, хранившим в облаке, можно получить доступ через Интернет от отдаленных местоположений. Один из наиболее быстро растущих примеров облачных вычислений - Доктора Google, посредством чего пользователи могут создать обработку текста, электронные таблицы и другие документы, к которым они тогда могут получить доступ через Сеть.
Pros: облако, когда преуспели, легкое. Как предложено выше, хранение облака помещает обязанности резервной копии и доступа на поставщика. В сущности облако позволяет предприятиям проявлять внимание к своему основному бизнесу и проводить меньше времени на функции IT.
“Будь пользователем, не владельцем”, предлагает Фараджун. “Капитальные затраты действительно дорогие, когда ты начинаешь”, сказал он.
Хранение облака выдерживает сравнение более близко с арендой пространства. И затраты на хранение облака погрузились, точно так же, как цены на жесткие диски. Farajun указал, что компании могут заключить контракт на сумму пространства, в котором они нуждаются в обозримом будущем. Большинству компаний, он объяснил, не нужен терабайт пространства. Хранение облака позволяет им получать 100 гигабайтов, если это - все, в чем они нуждаются.
Cons: у Компаний, бизнес которых включает уязвимые данные, должно быть резервирование о хранении облака. И если они идут, что маршрут, они должны сделать некоторую домашнюю работу на поставщиках.
Farajun предлагает, чтобы компании обратили пристальное внимание на шифрование. Он поощряет пользователей спрашивать о том, как данные будут зашифрованы, когда это будет удалено и в пути. И компании должны понять, будет ли у их поставщика ключ шифрования. Для некоторых компаний это хорошо. Для других компаний, с более уязвимыми данными, они могут не хотеть, чтобы у любого был ключ.
Парк и Технология DB работают, главным образом, в промышленности здравоохранения. Ясно, потребности конфиденциальности данных отличаются на той арене, которая является, почему его клиенты осторожны относительно вхождения в облако.
Хочешь ли ты свои данные в облаке или в сервисном шкафу на сайте, самое важное думать о том, для чего ты будешь нуждаться в той информации. Затем задай много вопросов.