Любой, кто часто путешествует для работы, знает, что командировки могут быть напряжены. Между планированием твоего маршрута, прослеживанием твоих расходов и контактом с потенциальными задержками, часто трудно сделать все, оставаясь связанным с офисом. Но с достаточной подготовкой и предусмотрительностью, компании и их путешествующие сотрудники могут гарантировать, чтобы их поездки пошли максимально гладко. Эксперты по путешествию и руководящие работники разделили свой лучший совет для того, как работодатели и сотрудники могут сделать корпоративное путешествие бризом.
Советы для работодателей
Рассмотри свои затраты. Когда ты посылаешь своих сотрудников в поездке, стоимость авиабилетов и жилье не единственные расходы, которые ты должен будешь покрыть. В зависимости от того, где идут твои сотрудники и что они должны сделать во время их путешествий, ты, возможно, также должен дать компенсацию им за другие случайные расходы, такие как наземный транспорт, сборы за перевозку багажа и парковка.
"Вне очевидных потребностей жилья и транспортировки много компаний предлагают путешествие в день, чтобы дать компенсацию сотрудникам за дополнительные личные расходы, которые они несут от путешествия", сказал Кори Джонс, вице-президент маркетинга и продукта в совместном пользовании автомобилем и прокате FlightCar. "Например, бизнес-путешественники, как правило, идут куда-нибудь поесть в ресторанах вместо того, чтобы есть дома, и за диаметры может помочь покрывать то различие, а также газ, прачечную и другие маленькие расходы".
Стэсия Пирс, генеральный директор фирмы по тренировке бизнеса Ultimate Lifestyle Enterprises, отметил, что компании, координирующие командировки, должны знать о платежах, сделанных наличными деньгами, и соглашаться с тем, что они будут и не покрывать. Сотрудники должны понять процедуры и протокол для компенсации, таким образом, нет никакого беспорядка или осложнений ни на одном конце. [18 Прекрасных работ для Людей, Которые Любят Путешествовать]
Подпишись на программы деловых поездок. Если твоя компания регулярно планирует командировки, ты можешь значительно уменьшить свои расходы, использовав в своих интересах программы путешествия, такие как членства часто летающего пассажира, путешествие вознаграждает кредитные карты и AAA. Заказ твоих поездок через туристическое агентство может также помочь тебе гарантировать, что ты получаешь самые низкие цены. Рэндалл Уоррен, генеральный директор Global Travel International, сказал, что некоторые организации в состоянии предложить низкие проценты, передавая их группу, заказывающую скидки клиентам. Это может быть особенно полезно для меньших компаний, у которых нет больших бюджетов путешествия.
"Крупные компании часто в состоянии договориться о скидках [с авиакомпаниями и отелями]", сказал Уоррен". [Туристические агентства] позволяют предприятиям малого бизнеса достигнуть той же самой покупательной способности, которую имеют более крупные компании. Пойди с известным источником, чтобы попытаться получить лучшее предложение."
Помни планы рабочей нагрузки и путешествия сотрудника. Хотя мобильные точки доступа и доступ Wi-Fi позволили рабочим оставаться на связи почти 24/7, действительность - то, что твои сотрудники могут быть недостижимыми в определенные моменты во время их поездки.
"Последняя стоимость, которую нужно рассмотреть прежде, чем послать сотрудника в командировке, является потерянным временем производительности, которое заканчивается, когда сотрудники находятся на дороге", сказала Тиффани Пол, основатель и генеральный директор надувного Шарфа Спящего подушки шеи путешествия. "Хотя есть способы помочь сотрудникам быть производительными, путешествуя, неизбежно будут потерянные часы производительности".
Поэтому это важно для не, только регулируют твои ожидания путешествующих сотрудников, но также и знать, когда и где они будут в любой момент времени, таким образом, ты сможешь передать любые срочные вопросы кому-то назад в офисе, если тот сотрудник не будет доступным.
Советы для сотрудников
Запланируй заранее, чтобы сэкономить время. Лучшая вещь, которую ты можешь сделать, чтобы максимизировать эффективность и минимизировать напряжение, состоит в том, чтобы запланировать столько деталей заранее, сколько ты можешь. Эти детали включают все документы, файлы и устройства, в которых ты будешь нуждаться, а также твои основы для путешествия.
"Если ты часто путешествуешь, рассматриваешь создание контрольного списка деловых поездок", сказал Лэйс Понтес, владелец связей с общественностью и маркетинговой службы Pontes Group. "Когда в порыве или под давлением, может быть легко забыть небольшие вещи, и ты не хочешь застревать без твоего зарядного устройства телефона или компьютера, коротают время по работе".
"От туалетных принадлежностей до технологии добавь все это так, чтобы ничто не было оставлено позади", добавил Пирс. "Включай вещи как компьютер, наушники, зубная щетка, средства для ухода за волосами и надлежащее одеяние. В то время как это может казаться утомительным, чем больше ты готовишься дома, тем более успешный ты будешь на дороге".
Для международного путешествия Мосты рекомендовали просить американскую таможню и Глобальную программу Входа Защиты Границы, чтобы ускорить процесс безопасности по твоему возвращению домой. Внутренние и глобальные путешественники могут сэкономить время, гарантируя, что все их бумаги путешествия организованы и что их сумки готовы пойти.
"Экономить время во время опыта путешествия ключевое", сказал Джонс. "Посети TSA [Администрация транспортной безопасности], сайт, чтобы получить информацию в реальном времени о линии безопасности ждет времена и использует услуги как Ясный, чтобы обойти линии полностью".
Разъясни ожидания со своим наблюдателем. В дни, приводя к твоей поездке, установленным ясным целям и целям. Пол советовал записывать эти цели и обсуждать их с твоим менеджером заранее, чтобы считать себя ответственным, когда ты возвращаешься. Ты должен также приложить все усилия, чтобы оставаться на связи, когда ты можешь.
"Следи за своей электронной почтой и ответь на срочные вопросы или делегата в случае необходимости", сказал Пол Business News Daily. "Это будет не только цениться твоими коллегами, но улучшит производительность для твоей компании, и помощь держат тебя, нагнал в работе, в то время как ты отсутствуешь".
Используй в своих интересах время простоя. Ты мог бы чувствовать, что должен всегда быть доступным, когда твои коллеги, особенно если ты едешь в различный часовой пояс. Но расходы каждого момента твоей работы выполнения поездки только добавят к усилиям путешествия. Маура Томас, основатель компании по обучению и тайм-менеджменту производительности RegainYourTime.com и автор "Личных Тайн Производительности" (Вайли, 2012), советовавший использующий любые короткие затишья в твоей поездке, чтобы разъединить и покоиться.
"Время простоя во время путешествия — [такой как тогда, когда ты] ждущий полета, садясь на автобус к средству прокатного автомобиля и сидя в самолете перед взлетом — является прекрасными возможностями перезарядить", сказал Томас. "Используй эти моменты, чтобы позволить твоему уму блуждать; возьми в своей среде; испытай мир с головой, а не склонялся над твоим устройством. Не торопись, чтобы быть внутри сосредоточенным. Сделай некоторые взгляды, размышляй или закрой глаза".
Если ты оборачиваешь свою работу рано и имеешь немного больше времени простоя, не бойся исследовать свою среду.
"В сегодняшней экономике разделения компании как Airbnb, Lyft и FlightCar позволяют частым путешественникам бизнеса и досуга подобно иметь лучший опыт путешествия, 'живя как местный житель'", сказал Джонс. "Путешественники делают личные связи с другими, чтобы получить местные оконечности и совет, взгляд посвященного лица на то, куда пойти, и где избежать. Вождение автомобиля местного жителя или пребывание в их доме позволяют тебе удобства дома и более теплого, менее напряженного опыта".
Первоначально изданный на Business News Daily.
