Кредит: почтовое изображение входного почтового ящика через Shutterstock
Средний почтовый пользователь проводит 2.5 часа в день, просеивая через эти 147 сообщений, шоу исследования. Управление этой насыпью сообщений является одним из главного времени - сосет современного рабочего места. Но есть способы сэкономить массу времени, давая твой входной почтовый ящик посредством проведения генеральную уборку.
Алекс Мур, генеральный директор Baydin, предлагает 10 подсказок о том, как дать твоему входному почтовому ящику запоздалое проведение генеральную уборку, которого это заслуживает. Его компания развивает услуги напоминания для популярных почтовых клиентов, таких как Перспектива и Gmail, которые позволяют пользователям взять под свой контроль, когда они посылают и получают электронные письма.
Ищи и Вы должны найти
Используй поиск, чтобы найти определенные электронные письма. Только одной трети потребуется время. Современные почтовые клиенты включают очень сильные возможности поиска — проводят 15 минут, учась использовать их, и это будет выплачивать дивиденды за годы.
[Сообщения о смерти электронной почты были значительно преувеличены]
Выключить
Попытайся выключить уведомления на своем компьютере и своем телефоне. Каждый раз, когда уведомление подходит, твоему мозгу требуется более чем минута, чтобы полностью возвратить концентрацию.
Предшествуй безумию папки
Не беспокойся сложными системами папки — шоу исследования, это значительно быстрее, чтобы найти сообщения, просматривая список каждого сообщения, которое ты когда-либо получал, чем, просматривая "организованный" набор папок.
Выбор времени - все
Пошли сообщения в оптимальные времена — обычно как раз перед работой или во время ланча, и редко поздно днем. Сообщение, посланное в 7:00, почти в четыре раза более вероятно, будет открыто, чем один посланный в 16:00.
Очисти беспорядок
Оставь только сообщения, для которых все еще нужная твоя оперативность в твоем входном почтовом ящике. Перемести остальных в единственную старую почтовую папку или заархивируй их. Твои старые сообщения все еще будут доступными для поиска, и это будет более твердо для электронных писем, которые не "закончены", чтобы провалиться трещины.
Краткость - душа остроумия
Попытайся писать более короткие электронные письма. Ты будешь удивлен тем, как хорошо люди отвечают на краткость в электронном письме. Хорошая директива: попытайся держать большинство своих сообщений (хотя ясно не все!) под пятью предложениями.
Это - все о блокировании и занятии
Если твой график позволяет, настрой определенные блоки времени каждый день, чтобы обращаться с твоей электронной почтой. В течение тех времен пройди свои электронные письма в партиях. Но попытайся не сделать это первым делом с утра — ты хочешь начало твой день с твоей наиболее важной работой, а не по-видимому самый срочный.
Имей систему
Выясни систему для отсрочки сообщений к позже. Исследование показывает, что больше чем одна треть всей электронной почты не необходимо уделять внимание теперь, но нуждается в нем снова позже. Некоторые варианты включают почтовое обслуживание напоминания, которое может возвратить сообщения твоему вниманию позже.
Облегчить
Если ты посылаешь электронное письмо, где ты просишь больше чем одну вещь, нумеруешь свои запросы и помещаешь их около верхней части сообщения, чтобы облегчить для получателя выяснять то, что он или она должен сделать.
Скажи, что ты имеешь в виду
Сделай первое предложение в своем электронном письме описательным. Большинство почтовых клиентов показывает маленький отрывок сообщения в представлении входного почтового ящика. Какой из них, более вероятно, привлечет твое внимание? "Важная встреча в следующую пятницу. Пожалуйста, ОТВЕТЬ НА ПРИГЛАШЕНИЕ!" или "Эй Франк, я просто пишу, чтобы сообщить".