Электронная почта - обязательная часть управления любым малым бизнесом. Часто лучше – и наименее навязчивый путь - общаться с сотрудниками, коллеги и сотрудники. Но если электронная почта настолько важная, ты должен думать трудно прежде, чем выбрать почтовое обслуживание для твоего бизнеса. Не все почтовые платформы созданы равные, таким образом, важно выбрать один с особенностями, тебе нужно. В то же время ты захочешь избежать переплачивать за особенности, в которых ты не нуждаешься. Вот пять факторов, чтобы рассмотреть, прежде чем ты обоснуешься на почтовой платформе для твоего бизнеса.
1. Свободный или заплаченный?
Одной вещью, которую ты не можешь получить с бесплатным Веб-почтовым обслуживанием, является способность использовать имя твоего бренда в качестве части твоего адреса электронной почты. Например, регистрация для свободного аккаунта на Gmail дает тебе адрес электронной почты как [имя пользователя] @gmail.com; но подписываясь на Приложения Google для Бизнеса, ты можешь обеспечить адрес электронной почты, который читает [имя пользователя] [yourbusiness] .com. В большинстве случаев ты должен будешь уже владеть своей собственной Веб-областью, чтобы использовать ее в качестве части твоего адреса электронной почты, но регистрация области может стоить всего 10$ в год. Другие услуги, такие как Microsoft Office 365, дают тебе твое собственное доменное имя без потребности внести дополнительную принимающую плату.
Важно ли это для тебя (и любые сотрудники) иметь фирменный адрес электронной почты в конечном счете ваше дело. Адрес электронной почты, который включает твое собственное доменное имя, может потенциально повысить воспринятое доверие твоему бизнесу. С другой стороны, универсальный адрес электронной почты мог бы быть хорошо для самых маленьких компаний, особенно если ты - единоличный владелец.
2. Место для хранения
Конечно, фирменный адрес электронной почты не единственное преимущество заплаченного почтового обслуживания. Заплаченные платформы предлагают много других льгот, таких как расширенное хранение облака для электронной почты и других файлов. Много услуг бесплатного e-mail предлагают ограниченное место для хранения, вынуждая тебя удалить сообщения, когда твой входной почтовый ящик становится полным. Если ты управляешь малым бизнесом, который полагается в большой степени на электронную почту, и ты предпочитаешь архивировать сообщения, а не удалять их, твой входной почтовый ящик может заполниться второпях. Подписываясь на заплаченное обслуживание, ты можешь получить доступ к намного большему входному почтовому ящику.
Есть несколько других связанных проблем, чтобы рассмотреть. Например, максимальный размер почтового приложения значительно различается в различных услугах с некоторыми услугами, увенчивающими приложения в 10 ГБ и других, позволяющих тебе посылать огромным файлам до 300 ГБ или больше, пока файл уже загружен на облако.
3. Безопасность
Платишь ли ты за электронную почту или используешь бесплатное обслуживание, ты захочешь строгие меры безопасности для своего делового входного почтового ящика – особенно, если управление твоим бизнесом включает обмен частными данными клиента. И другие уязвимые данные могут быть присоединены к твоему почтовому ящику, такому как номера банковских счетов и налоговые декларации. Еще больше, чем с твоей личной электронной почтой, важно не допустить киберпреступников в твой деловой счет.
Прежде, чем обосноваться на почтовом обслуживании, проверь на меры безопасности здравого смысла, такие как фильтры фишинга и спам. Поддержка двухфакторной аутентификации также важная; особенность помогает не допускать посторонних в твой входной почтовый ящик, требуя, чтобы пользователи имели два сведения, чтобы регистрироваться. Первым является твой регулярный пароль, и вторым является недавно произведенный кодекс, посланный или в твой мобильный телефон или в адрес второго письма. Другие механизмы безопасности, чтобы проверить на включают встроенные антивирусные меры, чтобы держать вредоносное программное обеспечение от твоего компьютера, который особенно важный, если ты загружаешь много приложений.
4. Инструменты сотрудничества
Хорошая деловая почтовая платформа облегчает для тебя сотрудничать с твоими сотрудниками или коллегами. Лучшие платформы включают инструменты, чтобы помочь тебе сотрудничать. Например, услуги, такие как Gmail и Перспектива включают встроенный календарь как часть твоего почтового входного почтового ящика. И в нескольких простых шагах ты можешь разделить свой календарь с другими, таким образом, они могут рассмотреть и отредактировать его на лету. Это может действительно помочь с планированием и сотрудничеством.
Почтовое пронизывание - другая особенность, которая может помочь тебе сотрудничать с коллегами. Переплетенные электронные письма облегчают следовать за долгими обменами, потому что ответы появляются один за другим в единственной нити, вместо того, чтобы быть распространенными всюду по твоему входному почтовому ящику в заказе, они были получены.
5. Дополнительные материалы
Как только ты нашел почтовое обслуживание, которое покрывает все основы, проверь на дополнительные функции, которые могут повысить твою производительность. Например, некоторые платформы, такие как Gmail и Перспектива включают интегрированный видео-чат. Это означает, что ты можешь использовать единственное обслуживание и для сообщений обмена и для встречи удаленно, делая твои ежедневные действия более простыми и более эффективными.
Некоторые почтовые платформы также включают функциональность мгновенного обмена сообщениями. Мгновенный обмен сообщениями лучше, чем электронная почта для обсуждений в реальном времени, так как ты можешь обменять многочисленные короткие сообщения в быстрой последовательности. И отправка мгновенного сообщения может быть предпочтительна для отправки электронного письма, если содержание твоего сообщения не настолько важное.
