Gmail Google - одно из лучших почтовых решений для твоего малого бизнеса — и это могло быть еще лучше.
На его лице сервисные бесплатные аккаунты предложений, тонны пространства, продвинули механизмы безопасности и больше. Но ниже минималистского интерфейса Gmail десятки скрытых особенностей, которые могут повысить твою производительность.
Вот семь уловок, чтобы превратить твой основной аккаунт на Gmail на окончательную почтовую службу для бизнеса.
1. Позволь Gmail расположить по приоритетам твой входной почтовый ящик
Неважные электронные письма могут сорвать тебя во время рабочего дня. Однако ты можешь помочь Gmail помогать тебе, преподавая его, какие сообщения самые важные. Выбирая Приоритетный Входной почтовый ящик из меню Settings, Gmail разумно выберет самые неотложные сообщения в твоем входном почтовом ящике и принесет им к вершине.
Особенность использует информацию, собранную из твоего повседневного использования, чтобы оценить важность каждой входящей электронной почты, включая то, кого ты послал по электронной почте и болтал с большинством, или какие слова появляются в сообщениях, которые ты склонен читать сначала.
Если Gmail понимает его превратно, ты можешь сигнализировать сообщения как важные, таким образом, Google знает в лучший следующий раз. Чем больше обратной связи, которую ты даешь ему, тем более умный Приоритетный Входной почтовый ящик добирается.
Не волнуйся — сообщения считали неважным, просто перемещены в отдельную низкоприоритетную папку, не стертую.
2. Управляй своим календарем и списком текущих дел
Управление бизнесом означает манипулировать десятками обязанностей каждый день.
Вместо того, чтобы достигнуть клочка бумаги, используй встроенный диспетчер задач Gmail, чтобы помочь тебе не забывать размещать тот заказ или делать тот важный телефонный звонок.
Чтобы начать, просто щелкни стрелкой вниз около верхнего левого угла твоего входного почтового ящика Gmail и выбери Задачи. Диспетчер задач позволяет тебе легко добавить пункты к списку текущих дел и пометить их, поскольку они закончены.
И устанавливая крайний срок для задачи, это будет автоматически добавлено к твоему Календарю Google. Когда крайний срок приблизится, Gmail пошлет тебе сообщение напоминания.
В отличие от традиционного списка текущих дел ручки-и-бумаги, твои задачи Gmail никогда не будут теряться, пока у тебя есть доступ в Интернет.
3. Получи профессиональный адрес
Ты упорно работаешь, чтобы казаться профессиональным, поэтому получи адрес электронной почты, это дополняет твои усилия.
Подписываясь на Приложения Google для Бизнеса, ты можешь настроить свой адрес электронной почты во что-то, что отражает твой бренд. Вместо your-name@gmail .com, твой адрес Gmail может быть your-name@your-business .com.
С профессиональным адресом электронной почты каждое сообщение, которое ты посылаешь, будет казаться более профессиональным и более заслуживающим доверия.
Но эта особенность не прибывает бесплатно. Только компании, которые подписываются на Приложения Google для Бизнеса, могут получить настроенные адреса электронной почты среди других льгот. Обслуживание стоит 50$ в год для каждого пользователя.
Ты должен будешь также доказать, что владеешь доменным именем, используемым в твоем адресе нового письма, прежде чем Google позволит изменение.
4. Пошли очень большие файлы
Иногда, ты должен послать большой файл второпях, является ли это видео представлением для твоей следующей встречи или большого PDF, содержащего новый отчет о расходах твоей компании.
Твои варианты ограничены. Большинство услуг бесплатного e-mail — включая Gmail — почтовые приложения кепки в 25 МБ.
Но Gmail работает в тандеме с Гугл-Драйв, чтобы позволить тебе посылать файлы, которые являются очень, намного больше. Gmail позволяет тебе приложить файлы до 10 ГБ, пока они были сначала загружены на Гугл-Драйв, платформу хранения облака Google.
Чтобы использовать функцию, просто щелкни, символ Двигателя в Gmail составляют окно и выбирают правильный файл. Особенность работает, предоставляя другой пользовательской загрузке привилегии для файла, загруженного на твой аккаунт на Гугл-Драйв.
5. Пошли предписьменные ответы на часто задаваемые вопросы
Владение твоим собственным бизнесом означает получать обратную связь — и многое из него. Но у занятых предпринимателей не всегда есть время, чтобы обработать персонализированный ответ на каждую электронную почту.
Активируя опцию Canned Responses в Gmail, ты можешь хранить предписьменные сообщения и затем выбрать один из Составить окна. Это могло спасти тебе уйму времени, отвечающую на подобные вопросы или проблемы в течение твоего дня.
Чтобы активировать опцию, проведи к вкладке Labs в меню Gmail Settings, и затем позволь Консервированные Ответы.
Когда ты готов создать таможенное сообщение, просто напечатай его в Gmail, Составляют стекло, выбирают вниз стрелку-указатель в нижнем правом углу и экономят его при Консервированных Ответах.
Выбери сообщение из того же самого окна, когда ты будешь готов послать консервированный ответ.
6. Почтовые обязанности делегата помощнику
Если ты за городом или особенно занятой, ты можешь предоставить доступ сотрудника к своему аккаунту на Gmail.
Просто проведи к вкладке Account в меню Settings Gmail, нажми Add Another Account и затем введи адрес электронной почты пользователя, которому ты предоставляешь доступ.
Любое электронное письмо, посланное от твоего счета другим пользователем, покажет отправителю как: Твое Имя (посланный Делегатом).
После того, как предоставленный, доступ к твоему входному почтовому ящику может быть отменен в любое время. Особенность - хороший способ поддержать твой входной почтовый ящик с помощью помощника.
7. Управляй многократными входными почтовыми ящиками от одного аккаунта на Gmail
Владельцы бизнеса обычно манипулируют многократными адресами электронной почты. Ты мог бы часто переключаться среди твоего личного адреса и нескольких различных адресов компании.
Gmail оптимизировал процесс, позволяя тебе управлять многократными счетами из единственного интерфейса.
Чтобы активировать опцию, проведи к вкладке Account при Параметрах настройки и нажми "Check mail from other accounts". После этого Gmail автоматически принесет почту от твоих других счетов, таким образом, ты только должен будешь проверить тот.
Принесенные сообщения можно прочитать и ответить на от твоего основного счета.
Том Сэмф, директор содержания для Grovo Learning, Inc., внес подсказки Gmail в эту статью.
