Вот проблема с технологией: Это не всегда работает. Каждый продукт, обслуживание или решение могут функционировать отлично самостоятельно, но, если несистематически объединено, эксплуатационный хаос, вероятно, последует. Это то, потому что, чем больше технологий бизнес осуществляет, тем более сложные системы становятся — и большее головные боли, которые они, вероятно, вызовут в конечном счете. Это - то, где автоматизация бизнес-процесса (BPA) может помочь.
Что такое автоматизация бизнес-процесса?
BPA - тип программного обеспечения или систематизируемого метода, который берет трудный, избыточный или иначе сложные задачи и упрощает их в оптимизированный, оставляющий руки свободными процесс. Без обиняков это означает, что BPA использует меньше технологии, чтобы сделать ту же самую работу, делая твои действия намного менее сложными и намного более эффективными. Цель BPA состоит в том, чтобы сэкономить время компаний и деньги, выполняя утомительные задачи автоматически, который тогда повышает производительность, позволяя твоим сотрудникам сосредоточиться на их основных областях таланта.
Каковы некоторые примеры автоматизации бизнес-процесса?
BPA может использоваться в фактически любом аспекте бизнеса. От управления документооборотом и автоматизации технологического процесса, чтобы послать по электронной почте тревоги и другие повторные задачи, BPA может помочь уменьшать затраты и избегать потраченной впустую рабочей силы в широком диапазоне эксплуатационных областей. Три главных примера - управление клиента, маркетинг и клиентская поддержка. [5 Деловых Задач Ты Можешь Автоматизировать со своим Смартфоном]
Управление клиента
Руководящие клиенты и счета могут быть подавляющими для предприятий малого бизнеса. Используя BPA программное обеспечение может сделать твою жизнь намного легче.
"Как растущее агентство по онлайн маркетингу с двумя офисами и клиенты по всей стране, есть большое передвижение фигур к каждому счету", сказала Кейтлин Маккинли, директор по услугам для клиентов в маркетинге фирмы Blue Corona Inc.
Где угодно от три 10 людям может обращаться с каждым из клиентов Синей Короны, таким образом, агентство использует программное обеспечение BPA Центральный Рабочий стол в качестве центрального узла для штата и клиентов, сказал Маккинли.
"Мы используем Центральный Рабочий стол, чтобы удостовериться, что мы никогда не допускаем ошибку, и каждый участник счета актуальный на том, что продолжает счет, знает, какие потребности быть сделанным в любом случае и может получить доступ к любым файлам, в которых они нуждаются щелчком кнопки", сказала она.
Чтобы иллюстрировать, вот, некоторые пути, которыми Маккинли сказал, что Центральный Рабочий стол помог автоматизировать и оптимизировал процессы агентства:
- Сотрудничество. Когда новые клиенты нанимают, проект создан из шаблона, у которого есть все стандартные этапы и задачи начала компании. Они включают свистение торгового представителя, чтобы загрузить подписанный контракт для всей команды, чтобы рассмотреть, отдел составления счетов, чтобы создать первый счет и менеджера по работе с клиентами, чтобы наметить звонок начала и заполнить ряд документов потребления клиента, которые тогда разделены с остальной частью группы по работе с клиентами.
- Автоматические обновления. Когда изменения внесены в контракт существующего клиента (например, изменение их бюджета, нового сервисного добавления), есть блокнот обновления менеджера по работе с клиентами; то обновление автоматически послано по электронной почте всем соответствующим сторонам (главным образом, объявляющий), чтобы привести в готовность их изменения.
- Управление документооборотом. Когда клиенты загружают документы, они хотят разделить с компанией (например, фотографии, документы), их группа по работе с клиентами уведомлена по электронной почте и может авторизоваться, чтобы загрузить их, приложить их к предстоящим задачам и больше.
- Интранет компании. Когда сотрудники авторизовались, страница по умолчанию - интранет компании. Там, сотрудники могут получить обновления статуса от других сотрудников, прочитать обновления компании продаж и прогнозы, рассмотреть календарь компании и предстоящие события, и т.д. От интранета они могут также просить ТИХООКЕАНСКИЙ ТВД/ОТПУСК (который, тогда, автоматически посылают в HR для одобрения), пойди в политику/руководство компании онлайн и больше.
Система, которую компания использовала ранее, с другой стороны, включила подробный перечень различных услуг выполнить отдельные задачи. В младенчестве компании Маккинли и ее штат использовали услуги как Box.com, чтобы разделить файлы, Basecamp для управления проектом и электронной почты только для сотрудничества. Вместо этого они нашли, что различные люди и различные отделы положились в большой степени на одну систему и редко использовали других, сказал Маккинли.
"Я мог говорить и говорить о путях [автоматизация помогла] наш бизнес, но наличие одного программного обеспечения, чтобы обращаться с совместным использованием файлов, управлением проектом и внутренним и внешним сотрудничеством по экспоненте увеличило нашу эффективность и качество нашей работы", сказал Маккинли.
Маркетинг и клиентская поддержка
Как альтернатива использованию единственного делового программного обеспечения автоматизации, компании могут также создать экосистему приложения, чтобы оптимизировать их действия. Ключ должен объединить различные Веб-приложения связным способом, который получает их сотрудничающий вместо того, чтобы функционировать как отдельные системы, сказал Габриэль Мэйз, основатель строящей веб-сайт платформы Просто Добавляют Содержание.
"Мы используем деловую автоматизацию, чтобы оптимизировать наш маркетинг и усилия по обслуживанию клиентов", сказал Мэйз. "Для маркетинга новые статьи блога автоматически опубликованы к Твиттеру, Facebook, LinkedIn и Google+. Это снимает боль необходимости вручную отправить к каждой из этих сетей, таким образом, мы можем сосредоточиться на других вещах".
Деловая автоматизация также помогла Мэйзу выполнять кампании почтового маркетинга. "Посетители сайта, которые присоединяются к нашему информационному бюллетеню, автоматически добавлены к нашему списку почтового маркетинга и посланы бесплатный курс о создании их веб-сайта лучше в течение недели [с] одним уроком каждый день", сказал он.
Та же самая технология может использоваться, чтобы улучшить клиентскую поддержку. Например, когда запрос помощи отправлен, билет создан в программном обеспечении службы поддержки компании, чтобы гарантировать, что запрос прослежен правильно, объяснил Мэйз. Кроме того, любые файлы, которые представлены с запросом помощи, автоматически загружены на счет Dropbox на легкий доступ и хранение, добавил он.
Деловая автоматизация может также объединяться с программным обеспечением управления отношениями с клиентами (CRM). "Клиенты, которые связываются с нами через каналы сбыта, автоматически добавлены к нашему CRM, таким образом, мы можем развить", сказал Мэйз. "Кроме того, любая голосовая почта, оставленная на нашей телефонной системе после закрытия, расшифрована и послана нам через систему билета помощи для легкого продолжения следующим утром".
Все еще убежденный, что деловая автоматизация правильная для тебя? Вот больше примеров того, как компании используют BPA, чтобы максимизировать их ресурсы:
Меньше admin задач
"Мы управляем бизнесом консьержа путешествия для Мест назначения Диснея. Мы используем программное обеспечение автоматизации для всего — управление клиента, авто электронные письма, платежные напоминания, письма слов благодарности, предварительно планируя анкетные опросы, напоминания на туристической страховке и даже автомобиле ежемесячные платежи за определенные вещи. Мы используем Infusionsoft и скроили его индустрия туризма. Это освободило часы времени для нас, чтобы быть в состоянии действительно персонализировать отпуска наших клиентов и говорить с людьми по телефону, таким образом, мы не делаем такого большого количества admin. Это также урезало вниз итог всем, что это может автоматизировать тот штат, не должен сделать или разыскать". — Эми Синклер, владелец, Уши Опыта
Оптимизированное управление веб-сайтом
"Я использую AffiloTools для оперативного управления и контроля наших веб-сайтов и определения проблем и фиксации их, прежде чем они выйдут из-под контроля. KissMetrics помогает мне узнавать, как наши основные клиенты используют наши веб-сайты. Customer.io помогает нашим клиентам в ключевые моменты, используя наши веб-сайты. Optimizely важен для оптимизации наших целевых страниц, чтобы улучшить обменные курсы. Наконец, Geckoboard предлагает обзор высокого уровня нашей работы компании и используется в нашем офисе". — Саймон Слэйд, генеральный директор и соучредитель, Аффилорама
Лучшее управление проектом
"Программным обеспечением автоматизации бизнес-процесса, которое мы используем, является Redmine. Redmine позволяет моим сотрудникам отслеживать проекты и задачи и быть в курсе любых новых разработок. Программное обеспечение автоматически посылает электронное письмо, когда кто-то получает новую задачу или заканчивает старую. Redmine отслеживает историю каждого проекта и задачи, таким образом, ты можешь возвратиться в любом пункте, чтобы сослаться на что-то или видеть, как это развилось. Есть также выбор задать вопросы через Redmine, который помог нам общаться более эффективно. До нашего внедрения Redmine некоторые наши задачи потерялись или забытый. Мы не должны были волноваться об этом, так как мы начали использовать его. Это сделало нас более ответственными и действительно улучшило наш тайм-менеджмент". — Владимир Гендельман, генеральный директор, Папки Компании
Эффективные люди, отслеживающие
"В MIT Слоан наша цель состоит в том, чтобы построить сообщество новаторов для устойчивости из наших студентов и выпускников, способности и исследователей, и партнером в бизнесе, правительстве и NGO. То расширенное сообщество делает для широкого диапазона контактов, и мы начали использовать Торговый персонал, чтобы отслеживать всех. Понимание усика позволяет мне создать контакты в нашей базе данных, электронных письмах регистрации, и видеть основную информацию о людях, когда я получаю известие от них, никогда не оставляя Gmail. Это - огромная помощь". — Джейсон Джей, директор по Инициативе Устойчивости, MIT Слоан
Менее сложная юридическая работа
Мы используем таможенное программное обеспечение, чтобы автоматизировать юридическую работу вытаскивания клиентов из контрактов сотового телефона. С точки зрения клиента три юридических включенные шага (1) обнаружение нарушения, (2) заявление действительного возражения, и (3) переключение на нового поставщика в соответствии с потребительским соглашением нынешнего поставщика. Наше программное обеспечение автоматизации позволяет клиентам заканчивать эти три, вступает приблизительно 5 полных минут на CellBreaker.com за 7-дневный период. Супер легкий; супер быстро; и гарантируемый быть эффективным. — Джон Колгэн, основатель и генеральный директор, CellBreaker.com
Улучшенное прогнозирование
Используя Excel, поскольку инструмент планирования работает отлично, но нет разумного метода, о котором я знаю, чтобы сохранять электронные таблицы обновленными и точными своевременно. В конце это - выполнение и оплата за торговую программу, которая страдает. Возможности прогнозирования AFS TradePro TPM's позволяют Попкорну, операционной команде Индианы планировать производство лучше. Наша покупательная команда может рассмотреть долгосрочные прогнозы обеспечить сырье, и логистика может наметить транспортировку, должен поддержать дополнительный объем во время продвижения. После 60 дней того, чтобы быть живым на системе TPM, Попкорне, Индиана уменьшала свои торговые содействующие выводы на более чем 50 процентов. TPM также помог Попкорну, Индиана уменьшают ее Ключевые показатели эффективности (KPI) ошибки прогноза наполовину; избавь от необходимости рассматривать и сортировать многократные учебные пособия Excel, раньше представленные в изменении форматов каждым торговым представителем; и рука торговый персонал с основанной на факте информацией, чтобы начать плодотворные обсуждения с клиентами". — Джон Киттл, вице-президент делового планирования и понимания, Попкорна, Индиана
Более эффективная коммуникация
"AffinityLive - то, как мы автоматизируем процесс нашего агентства. Мы видим повышенную производительность и полную эффективность компании. AffinityLive объединяет наш процесс и оптимизировал коммуникацию через все отделы и офисы. С точки зрения выставления счета это раньше занимало 10 дней, чтобы вынуть наши счета обслуживания; теперь это только берет два. Автоматизация помогает нам усиливать здравоохранение, бренды науки и техники, которые делают мир лучшим местом. — Ребекка Анджелос, вице-президент операций, HDMZ
Первоначально изданный на Business News Daily.
