Системы управления документами: руководство покупателя

Кредит: Kabakou/Shutterstock

Поиск системы управления документами? Эта статья содержит все, что ты должен знать о том, как выбрать тот. Если ты спешишь, просто прокручиваешь вниз, чтобы видеть наши лучшие выборы и обзоры штата. Ты можешь также видеть полный список продавцов управления документооборотом и расстройство того, как мы выбрали наши лучшие выборы здесь.

Готовый выбрать систему управления документами? Вот расстройство нашего полного обзора:

• Сводка новостей: лучшие системы управления документами
• ОБЗОР: лучше всего для предприятий малого бизнеса
• ОБЗОР: лучше всего для компаний на бюджете
• ОБЗОР: лучше всего для компаний Используя Windows
• ОБЗОР: лучше всего для компаний Используя Macs
• ОБЗОР: лучше всего для компаний с отдаленными рабочими

Глазом на становление более организованным и эффективным, много предприятий малого бизнеса принимают безбумажную офисную окружающую среду.

Помощь в этой проблеме - системы управления документами, которые позволяют тебе легко виду, редактируют и распределяют документы другим. Эти системы помогают компаниям повышать производительность, экономить время, работать в многократных местоположениях, поддерживать отдаленных рабочих, отвечать требованиям соблюдения, исправлять офис и решать широкий диапазон бизнес-задач.

Используя управление документооборотом решения - отличный способ организовать всю твою статью и цифровые файлы в центральном местоположении, где у всех в офисе есть доступ, сказал Джефф Пикард, генеральный директор Lucion Technologies.

"Это - проблема для компаний, чтобы не отставать от всех документов и электронных файлов, которые входят в домашний офис или бизнес каждый день", сказал Пикард Business News Daily. "Это обычно медленно начинается — электронная почта здесь, квитанция там, поступающие счета и потребительская корреспонденция. И прежде чем ты знаешь это, у тебя есть гора бумаги и никакого способа найти документы, в которых ты нуждаешься".

Системы управления документами дают тебе структуру для организации всех тех бумаг. Эти системы работают в тандеме со сканерами, которые преобразовывают твои печатные документы в цифровые версии.

Изучая управление документооборотом, ты столкнешься с несколькими типами инструментов: системы управления документами, программное обеспечение управления документооборотом и решения для управления документооборотом. В действительности, однако, они все выполняют те же самые задачи. Мэри Уильямс, директор по маркетинговой коммуникации DocuWare, сказала, что различия - вопрос семантики, и много промышленных условий взаимозаменяемые.

Однако система управления документами отличается от хранения онлайн, которое просто предоставляет место тебе, чтобы сохранить множество документов. Системы управления документами делают намного больше. Они - чрезвычайно электронные библиотеки, которые можно легко обыскать, разделить и управлять. Некоторые определенные функции, для которых ты можешь использовать системы управления документами, включают:

• Храня различные типы документа, включая файлы обработки текстов, электронные письма, PDFs и электронные таблицы
• Создание новых файлов непосредственно в пределах системы, которая может быть отредактирована и разделена с другими
• Поиск всей библиотеки файлов отдельным ключевым словом
• Деля документы с коллегами, отделами и клиентами
• Ограничение доступа к определенным документам
• Контроль, кто рассматривает документы и когда
• Прослеживание редактирует быть сделанным к документам
• Восстановление предыдущих версий отредактированных документов
• Управление и регулирование, когда устаревшие документы могут быть удалены
• Доступ, редактирование и разделение документов через мобильные устройства

Используя системы управления документами, у тебя есть выбор установки и управления ими на твоем собственном компьютере или сети или доступе к ним через облако. Много поставщиков и вариантов предлагают различные версии своего программного обеспечения, которые варьируются местом для хранения и особенностями.

Затраты для систем управления документами варьируются значительно. Системы на предпосылке, как правило, требуют более высоких оплачиваемых авансом затрат, включая одноразовый сбор за программное обеспечение, основанное на числе компьютеров, на которых это устанавливается. Основанные на облачных вычислениях версии, как правило, взимают ежемесячные сборы, основанные на числе пользователей. Они могут, как правило, располагаться где угодно от 10$ до 100$ на пользователя в месяц.

Кроме того, много и основанных на облачных вычислениях вариантов на предпосылке взимают начальные сборы за установку. Это может стоить сотен к тысячам долларов в зависимости от числа пользователей.

Действительно ли система управления документами правильная для твоего бизнеса?

Начиная с хранения организованных вещей важное для успеха, есть немного компаний — независимо от размера — который не мог извлечь выгоду из системы управления документами. Любой бизнес, который обращается с формами, корреспонденцией, электронными письмами, файлами, распечатками, персоналом или файлами клиента, диаграммами, данными или любым другим типом печатного или электронного документа, может использовать этот тип решения стать более эффективным, сказал Пикард.

По сравнению с теми, которые все еще полагаются на бумажные файлы и папки, предприятия малого бизнеса со всеобъемлющей системой в месте, чтобы обращаться со всей их информацией работают на значительно превосходящем уровне производительности, сказал Грег Милликен, вице-президент маркетинга для поставщика программного обеспечения управления документооборотом M-Files Corp.

Примечание редактора: Поиск системы управления документами для твоего бизнеса? Если ты ищешь информацию, чтобы помочь тебе выбирать ту правильно для тебя, используй анкетный опрос ниже, чтобы иметь наш родственный сайт, BuyerZone, предоставь тебе информацию от множества продавцов бесплатно:

Даже небольшие компании, у которых есть большинство их документов в цифровой форме, но в традиционной структуре папки, страдают, многие из того же самого тянется производительность также, как и компании с бумажными системами регистрации. Поэтому эти компании постоянно напрасно тратят время, смотря в нескольких местоположениях для неуместных документов, сказал Милликен. Эта проблема часто составляется созданием многократных версий того же самого файла, который приводит к ошибкам и повторенной работе.

"Без структуры управления документооборотом предприятия малого бизнеса считают очень трудным провести в жизнь надежную организацию файла и оптимизировать их внутренние процессы", сказал Милликен.

"Инвестиции в хорошую стратегию управления документооборотом малого бизнеса оказывают значащее влияние на способность малого бизнеса процветать", добавил Джефф Сегарра, старший управляющий управления производством отображения для Нюанса.

Что искать в системе управления документами

С таким количеством доступных решений для управления документооборотом может быть трудно знать точно, какой правильный для твоего бизнеса. Джим Правда, вице-президент управления производством в Кабинете поставщика управления документооборотом, рекомендовал искать следующие функции и особенности в решении для малого бизнеса:

• Регистрация структуры: решение для управления документооборотом, которое подражает физической структуре регистрации — включая кабинеты, папки и счета — делает переходить к безбумажным операциям намного легче и более интуитивным. Это также улучшает последовательность регистрации и дает компаниям способность легко применить права доступа к определенным документам.
• Сотрудничество: система, которую ты выбираешь, должна облегчить работу в команде посредством легкого разделения документов. Пользователи должны быть в состоянии доступ и документы акции из офиса или в то время как на дороге.
• Основанный на облачных вычислениях: Для компаний с отдаленными сотрудниками или офисами в нескольких местоположениях, основанный на облачных вычислениях продукт объединяет рабочих через одну платформу, позволяя всем действовать как эффективно, как будто компания работала во всего одном местоположении.
• Соблюдение: Отрегулированные отрасли промышленности должны остаться послушными. Осуществление политики задержания документа, контрольного прослеживания, и сообщения и пользовательских средств управления доступом - основные инструменты, система управления документами должна помочь компаниям достигать соответствия инструкциям и внутренней политике.
• Аварийное восстановление: система должна поддержать данные на отдаленном средстве, чтобы гарантировать, что это защищено от бедствия. Без этой особенности, полностью оправляющейся от катастрофических событий, таких как наводнения или огни, почти невозможное. 
• Таможенные пользовательские конфигурации: система управления документами должна приспособить твои предпочтения, не наоборот. Создание удобного пользовательского опыта, который обеспечивает информацию в таможенном представлении, решительно улучшится, как эффективно система управления документами выступает.

Есть несколько других вещей, которые компании должны искать в системе управления документами, сказал Пикард. Одна из самых важных особенностей - способность просмотра системы, которая должна быть простой в использовании прежде и после просмотра.

"Теперь, просмотр занимает только секунды, и если ты получаешь правильную комплексную технологию, ты можешь автоматически создать редактируемые, доступные для поиска ключевым словом файлы в универсальном формате как PDF, в то время как ты просматриваешь", сказал он. "Хорошее решение для просмотра даже делает большую часть, просматривающую легкий, признавая, где отдельные документы начинаются и заканчиваются в стеке и отправке их к правильной папке как виртуальный регистратор".

Систему должно также быть легко искать. Пикард сказал, что некоторые системы управления документами выглядят столь сложными, что тебе нужен эксперт по базе данных, чтобы помочь тебе определять местонахождение файлов, в которых ты нуждаешься.

"Если ты находишь решение с интегрированными функциями поиска, ты можешь просто провести поиск по ключевым словам, чтобы потянуть документы в секундах [и получить] предварительный просмотр, чтобы удостовериться, что у тебя есть правильный файл прежде, чем открыть его", сказал Пикард.

Наконец, ищи систему, которая позволяет редактировать.

"Удобно быть в состоянии внести изменения в электронные документы на лету и преобразовать напечатанные страницы в редактируемые электронные файлы", сказал Пикард. "Правильная система управления документами делает эти задачи быстрыми и легкими".

Томас Шнек, президент DocuWare Group, советовал заинтересованным системами управления документами задавать несколько критических вопросов прежде, чем купить решение, включая:

• Сколько пользователей система имеет? Большая установленная основа обычно указывает, что система управления документами - зрелая технология, это хорошо установлено. Это показывает, что продавец имеет большой интерес к поддержанию стабильности и качества решения, и имеет в распоряжении соглашения об обслуживании и другие меры финансировать продолжающееся развитие, чтобы гарантировать, что это не станет устаревшим в ближайшем будущем.
• У этого есть соответствующая требованиям завтрашнего дня архитектура? Чтобы получить долгий срок полезного использования от твоего решения для управления документооборотом, у этого должна быть соответствующая требованиям завтрашнего дня архитектура, такая как мобильные приложения и современный веб-браузер.
• Он integratewith твое другое программное обеспечение? Способность объединяться со всеми твоими решениями, такими как электронная почта и системы CRM, которые вводят или производят документы, важная.
• Действительно ли это масштабируемо? У тебя могло бы только быть пять сотрудников, когда ты начинаешь использовать решение для управления документооборотом, но что происходит, когда твоя компания растет? Ты не хочешь должным быть изменять свою систему каждый раз, когда твой бизнес расширяется, поэтому удостоверься тот, который ты выбираешь, может легко измерить, чтобы соответствовать твоим деловым потребностям.

Выгода системы управления документами

Помимо хранения твоего бизнеса организовывал, есть широкий диапазон преимуществ для использования систем управления документами. От всегда наличия доступа к твоим файлам независимо от того, где ты к способности перерыть тысячи различных документов немедленно, предприятия малого бизнеса, которые мы говорили со многими преимуществами, о которых сообщают, для использования этих систем. Вот некоторые самые большие положительные явления, на которые они указали:

• Всегда доступный: Поскольку кто-то, кто часто работает возле офиса, Сары Саттон Фелл, генерального директора и основателя FlexJobs, сказал, что хранение всех ее файлов в цифровой форме предоставляет ключевое преимущество: Она может получить свои важные документы отовсюду. Гарантируют ли поездка на конференцию в другом штате в течение нескольких дней или местного кафе, чтобы работать в течение дня, использование системы управления документами, что у нее все еще есть доступ ко всем ее файлам.
• Легкий доступ: Одно из самых больших положительных явлений решения для управления документооборотом - то, что оно предоставляет сотрудникам быстрый доступ к их файлам. Джон Баструм, генеральный директор и основатель My403bCoach.com, сказал наличие такого программного обеспечения в средствах места, он больше не вынуждается запасти множество файлов на его столе. Вместо этого когда клиенты звонят, он может немедленно найти документы, в которых он нуждается на своем компьютере.
• Легкий искать: Способность легко перерыть документы ее компании является огромной выгодой, сказала Карен Уокер, основатель Консультации ONETEAM. Она сказала, что ее консультационные проекты производят большую сумму информации в течение нескольких лет, и способность быстро искать и восстановить представления и примечания неоценимая.
• Лучшее сотрудничество: Избавление от печатных экземпляров документов облегчает для сотрудников работать друг с другом, сказал Гэри Тач, основатель Академии наук профессора Эггхэда. Когда многократные сотрудники отделываются одного документа, и редактирование постоянно происходит, системы управления документами гарантируют, чтобы у рабочих всегда была самая актуальная копия. Сотрудники не тратят впустую времени на печать пересмотров или перепроверку, чтобы удостовериться, что у них есть текущая версия.
• Дополнительная защита: Увеличенная безопасность - огромное преимущество использования решений для управления документооборотом, сказал Эндрю Саузард, генеральный директор находящейся в Индиане Data Management Shredding, Inc. Технология дала его компании выбор отследить, кто рассматривает и редактирует каждый документ, и определяй, у каких сотрудников есть доступ к который файлы. Способность предоставить доказательство клиентам или аудиторам цепи файла заключения, от колыбели до могилы, важная в сегодняшней деловой среде, сказал Саузард.
• Оставляет свободное место: Обмен печатных документов для цифровых версий может спасти огромную сумму физического пространства в твоем офисе, сказал Рэнди Джоердженсен, владелец Цифровых Офисных Решений. Начиная с преобразования офиса компании к безбумажной окружающей среде больше чем 15 лет назад, он был в состоянии преобразовать пространство, которое было раньше только использовано для хранения файла в космос, которое может теперь произвести доход.
• Аварийное восстановление: Предприятия малого бизнеса, у которых есть все потребительские отчеты, сохраненные в полдюжине шкафов для хранения документов, стоят перед риском, что эти файлы могли бы быть уничтожены, или что бизнес может потерять доступ к документам, должен бедствие происходить, сказал Алан Бейкер, президент и главный консультант при Инновациях Вспыльчивого человека. Если водопроводная труба разрывается или есть огонь, владельцы бизнеса могут пребывать в уверенности, что они могут все еще работать с небольшим воздействием, так как их критические документы хранятся онлайн и спасаются от любого разрушения.

Для резюме наших лучших выборов системы управления документами и рассмотреть нашу методологию для выбора их, посети нашу лучшую страницу выборов здесь.

Примечание редактора: Поиск системы управления документами для твоего бизнеса? Если ты ищешь информацию, чтобы помочь тебе выбирать ту правильно для тебя, используй анкетный опрос ниже, чтобы иметь наш родственный сайт, BuyerZone, предоставь тебе информацию от множества продавцов бесплатно:

Дополнительное сообщение авторами Business News Daily Сарой Анджелес и Дэйвом Милаком.