Сегодняшние технические достижения позволяют компаниям проводить мозговой штурм, сообщать, и разделять и вводить новшества отовсюду в мире, способами, которые никогда не были прежде возможны. Эти возможности принесли с ними обещание бесшовного сотрудничества проекта среди членов все более и более глобальных трудовых ресурсов.
Но поскольку много компаний знают, совместные усилия не всегда удаются как запланировано. Недавнее общеевропейское исследование, уполномоченное поставщиком решения для сотрудничества Проджектплэсом, нашло, что неэффективные методы управления проектом стоили организациям 20 рабочих дней в год, которые могут подвергнуть опасности доход и репутацию компании.
"Успех проекта требует баланса элементов, включая строительство мотивированной команды, легкого сотрудничества и добивания цели вовремя и в рамках бюджета", сказал Тобиас Андерсон, исполнительный директор Projectplace, в заявлении. "Это берет только один из тех элементов, чтобы уменьшиться, разрушая баланс и приводя к хаосу. Если команда скучает по единственной электронной почте, цепная реакция может быть задержкой проекта, раздраженного клиента и даже потерянных доходов".
Коммуникация и технологические стычки среди причин вершины, что сотрудничество ломается в организациях. Из этих 1,240 менеджеров проектов, опрошенных Projectplace, 37 процентов сказали, что отсутствие связи с членами команды - сильная головная боль. Три четверти ответчиков используют электронную почту в качестве своего основного коммуникационного метода, и пределы на размерах почтового ящика (26 процентов) и разыскивании определенных электронных писем в нити (38 процентов) являются двумя большими любимыми мозолями для рабочих. В то время как большинство менеджеров проектов чувствует, что инвестирование в новые технологии могло уменьшить время, деньги и напряжение, только 52 процента их отделов IT поддерживают использование новых технических решений. [11 Инструментов Сотрудничества для Малого бизнеса]
Джеймс Биндсейл, президент и генеральный директор компании-разработчика программного обеспечения передачи файлов Globalscape, отметил, что многократные версии файлов и отказа должным образом отследить документы могут также препятствовать инновациям и работе в команде, которую сотрудничество, как предполагается, позволяет, особенно когда рабочие географически рассеяны.
"С несметным числом пользователей через местоположения компании сталкиваются с главными препятствиями в управлении многократными сетями и предотвращении увольнений в рабочей нагрузке сотрудника", сказал Биндсейл Business News Daily". [Если один пользователь] редактирование документа, к которому в настоящее время получает доступ другой член команды через город, страну или земной шар, [это] может привести к многократным, непоследовательным документам и более медленное время завершения проекта. Организации, которые не могут управлять и отследить их документы часто, находят, что сотрудничество может быть тяжелым и неэффективным."
Возможно, еще больше касающийся, чем любая из этих проблем врожденные информационные угрозы безопасности, связанные с бедными методами сотрудничества. Исследование Globalscape показало, что почти две трети сотрудников используют неутвержденные методы совместного использования файлов как Dropbox и личные почтовые ящики, и 80 процентов этих рабочих делают так, по крайней мере, один раз в месяц. Биндсейл советовал организациям выбирать программное обеспечение сотрудничества, которое даст им больше контроля над их документами и информацией.
"Увы сорта предприятия безопасность помещает данные из-за опасности компромисса или коррупции, если это попадает в неправильные руки", сказал Биндсейл". [Найди решение, которое] может переместить или синхронизировать информацию от одного местоположения до другого, защитить данные в движении, предотвратить увольнения, захватив файлы и позволить удаленный и офлайновый доступ, которым управляют, к критическим документам."
Андерсон также подчеркнул важную роль правильных технических решений в обеспечении безопасного, эффективного и производительного сотрудничества.
"Хаос управления проектом вредный для компаний, потому что он может повредить их репутацию и итог", сказал Андерсон. "У компаний есть все, чтобы извлечь пользу, обращаясь к хаосу, и технология играет центральную роль в этом. Исследуя новые методы и инструменты, они могут продвинуть более умное, управляемое целью сотрудничество".
