После большого исследования и анализа систем управления документами, мы рекомендуем PinPoint как лучшую систему управления документами для предприятий малого бизнеса.
Готовый выбрать систему управления документами? Вот расстройство нашего полного обзора:
- Руководство покупателя системы управления документами
- Сводка новостей: лучшие системы управления документами
- ОБЗОР: лучше всего для компаний на бюджете
- ОБЗОР: лучше всего для компаний Используя Windows
- ОБЗОР: лучше всего для компаний Используя Macs
- ОБЗОР: лучше всего для компаний с отдаленными рабочими
Почему PinPoint?
Многократные варианты развертывания
Часть того, что делает систему управления документами PinPoint LSSP Corp. настолько обращающейся к предприятиям малого бизнеса, - то, что она и самоприняла и основанные на облачных вычислениях варианты. В то время как у многих систем, которые мы проанализировали, действительно были оба варианта развертывания, очень немногие предложили самопринятую систему, которая была совместима и с Windows и с компьютерами Mac. Большинство систем мы смотрели на обработанный только с одним или другим. Совместимость с обеими системами гарантирует, что все в твоем офисе, независимо от типа компьютера, который они используют, могут извлечь выгоду из системы.
PinPoint также предлагает основанное на облачных вычислениях решение для компаний, которые предпочитают не принимать систему на ее собственном сервере. Этот выбор удаляет бремя необходимости установить систему на твоем сервере, сохранять модернизированным и обеспечить обслуживание, если ты сталкиваешься с какими-либо проблемами. Система облака также совместима и с Windows и с компьютерами Mac.
Кроме оценки, оба варианта - точно то же самое, включая интерфейс и доступные особенности. Нам действительно нравится этот с любым выбором, ты можешь использовать в своих интересах все из того, что должен предложить PinPoint, который не имел место с некоторыми из других систем, которые мы исследовали.
Простой в использовании
Предприятиям малого бизнеса понравится та эта система управления документами, очень просто использовать. Интерфейс очень чистый, который позволяет тебе легко провести систему, сохранить файлы и найти то, в чем ты нуждаешься, когда тебе нужен он.
Примечание редактора: Поиск системы управления документами для твоего бизнеса? Если ты ищешь информацию, чтобы помочь тебе выбирать ту правильно для тебя, используй анкетный опрос ниже, чтобы иметь наш родственный сайт, BuyerZone, предоставь тебе информацию от множества продавцов бесплатно:
Один аспект системы, которую мы действительно любим, - то, что ты можешь настроить домашнюю страницу, которую PinPoint звонит приборной панели. Ты можешь настроить кнопки вдоль начала страницы, чтобы получить доступ к частям системы, которую ты используешь больше всего. Эта настройка может быть сделана на отдельной основе; каждый пользователь может выбрать более легкие символы, которые имеют большую часть смысла для него или ее. У некоторых из других систем, которые мы проанализировали, не было этой способности.
Домашняя страница PinPoint может быть скроена для личных предпочтений каждого пользователя.
У тебя также есть выбор между двумя различными показами приборной панели: Классик и Экспресс. В Классическом выборе есть три главных группы, которые видят все пользователи: Недавние Файлы, Происходящие и Технологический процесс. Телевикторины Recent Files документы, которые ты использовал последний раз, В группе прогресса, показывают документы ты в настоящее время, проверяли и телевикторины Технологического процесса любые задачи, которые ты должен выполнить.
Выбор Экспресса показывает только символы, на которые ты нажимаешь, чтобы добавить или восстановить файлы. Есть кнопки символа для добавления документов, просмотра документов и поиска документов.
Хранить документы в системе очень простое. PinPoint использует традиционную картотеку и подход папки. Ты можешь создать столько кабинетов и папок в пределах них, сколько тебе нравится. Когда ты добавляешь документы в систему, у тебя есть выбор импортировать их или из компьютера или из сканера. Ты можешь также тянуть и бросить файлы непосредственно в систему PinPoint.
Как только документ находится в системе, ты заполняешь информацию об этом, такую как ее имя, дата, это было добавлено, кабинет и папка, ты хочешь поданный в и тип документа, который это. Ты можешь тогда добавить в определенных метаданных о документе, который поможет тебе быстро восстанавливать их при необходимости.
PinPoint дает тебе несколько способов искать документы. Точка зрения Исследователя позволяет тебе находить документы, перерывая весь список кабинетов и папок, Представление Экспресса позволяет тебе искать в определенном кабинете и папке, и Представление Документа позволяет тебе проводить поиск, основанный на типе документа. Ты можешь провести поиски оптического распознавания символов (OCR), основанные на содержании в рамках документов и поиска метаданных, основанного на критериях, которые ты установил, импортируя файл. Очень немногие системы, которые мы исследовали, предложили такой широкий диапазон параметров поиска.
Интеграция системы с Microsoft Office и многими другими обычно используемыми программами, как QuickBooks и Торговый персонал, является другой премией, которая способствует ее непринужденности использования. Эта интеграция позволяет тебе сохранить файлы, ты продолжаешь работать с этими программами в систему просто щелчком кнопки.
Особенности
У PinPoint есть все особенности, в которых малый бизнес нуждается от системы управления документами. Когда тебе нужен документ, PinPoint создает видимое изображение в Формате PDF, который позволяет тебе добавлять комментарии и повышения, не имея необходимость начинать его в его оригинальной программе. Это экономит тебе время необходимости начать программу, такую как Word или Excel, каждый раз, когда ты должен смотреть на документ в системе.
Одна из самых ценных особенностей - мобильная способность системы. Независимо от того, есть ли у тебя самопринятый или система облака, ты можешь все еще получить доступ к ней от всех смартфонов и планшетов. Основанный на разрешениях ты установил, пользователи могут рассмотреть и изменить документы из веб-браузеров своих мобильных устройств. Кроме того, у PinPoint есть планы начать мобильное приложение в течение следующих нескольких месяцев.
Инструмент технологического процесса - другая полезная особенность. Технологические процессы позволяют тебе отслеживать назначения в пределах системы, поскольку они заканчиваются. Это помогает гарантировать, что задачи выполняются должным образом и вовремя. Инструмент технологического процесса также отсылает автоматические уведомления сотрудникам, когда это - их время, чтобы работать над проектом. Это - стандартная функция с PinPoint, тогда как некоторые из других систем мы занимались расследованиями взятый дополнительную плату за эту функцию.
PinPoint также дает тебе жесткий контроль над тем, у кого есть доступ к который документы. Система позволяет тебе устанавливать права безопасности и в кабинете и в уровнях документа. Ты можешь также предоставить различный пользовательский доступ к определенным папкам и документам, основанным на их ролях. Все эти особенности помогают гарантировать, что люди, которые не уполномочены получить доступ к определенным документам, не могут сделать так.
PinPoint позволяет компаниям определять, у каких сотрудников есть доступ к который документы.
Часть другого малого бизнеса особенностей найдет, что обращение - контроль вариантов, который дает пользователям способность рассмотреть обе текущих и прошлых версии любого документа; регистрация и показывает, который отслеживает, кто работает над который документы; и функция чистки, которая помогает сохранять систему организованной, удаляя устаревшие файлы.
Стоимость
Что делает PinPoint, такая большая возможность для предприятий малого бизнеса - своя простая структура оценки. Является ли это для самопринятой версии или основанной на облачных вычислениях системы, все затраты базируются исключительно на числе пользователей. Для обоих вариантов стоимость в расчете на пользователя уменьшается как число пользовательских увеличений. Основное различие - то, что у самопринятой системы есть большие одноразовые сборы, в то время как у основанного на облачных вычислениях решения есть меньшие ежемесячные сборы.
Стоимость для самопринятой системы колеблется от 250$ на пользователя (три 10 пользователям) к 150$ на пользователя (51 - 100 пользователей) со специальной оценкой больше чем для 100 пользователей. Включенный в эту стоимость все особенности, и оснащает системные предложения. Одно исключение для инструмента OCR, который стоит дополнительных 600$ для компаний меньше чем с 10 сотрудниками. OCR прибывает без дополнительной платы для всех более крупных компаний.
Единственная другая стоимость для самопринятой системы для продолжающихся модернизаций программного обеспечения и поддержки. Однако эти отдельно оплачиваемые предметы абсолютно дополнительные. Ежегодные обновления и поддержка после первого года стоят 20 процентов твоей начальной покупки. Например, оплачиваемая авансом стоимость для компаний с 25 пользователями составляет 5,625$, таким образом, стоимость для продолжающейся поддержки составила бы 1,125$ в год.
Основанная на облачных вычислениях система прибывает в два различных пакета: Премия и Премия Соединяются. В то время как оба пакета объединяются с Microsoft Office, Премия Соединяются, пакет также объединяется со множеством других программ, таких как OneDrive, Гугл-Драйв, Dropbox, SharePoint, QuickBooks и Торговый персонал. Поскольку некоторые компании не могли бы использовать эти добавленные программы, нам нравится этот PinPoint, дает тебе выбор не необходимости заплатить, чтобы объединяться с ними. Многие из других основанных на облачных вычислениях систем, которые мы проанализировали, не дают тебе тот выбор.
Ежемесячная стоимость для упаковки с премией составляет 10.99$ на пользователя для два 25 сотрудникам, 8.99$ на пользователя для 26 - 50 сотрудников и 6.99$ на пользователя для 51 - 100 сотрудников. Поскольку Премия Соединяет пакет, есть дополнительная плата 3$ на пользователя для всех компаний. В отличие от самопринятой системы, нет никакой дополнительной платы за продолжающуюся поддержку или обновления с версией облака. Все пакеты облака включают 100 ГБ хранения, которое равняется приблизительно 1.5 миллионам документов.
Мы сочли его особенно привлекательным, что PinPoint очень первичный о затратах. Принимая во внимание, что большинство поставщиков, которых мы исследовали, заставило нас позвонить им, чтобы получить информацию о ценах, у PinPoint есть все его затраты, ясно обрисованные в общих чертах на его веб-сайте. Это показывает нам, что у компании нет ничего, чтобы скрыться о ее оценке.
Обслуживание клиентов
Обслуживание клиентов PinPoint было исключительным. Чтобы оценить, что клиенты могут ожидать от группы поддержки, мы звонили компанию, изображая из себя нового владельца бизнеса, заинтересованного системами управления документами. Нашему звонку немедленно ответил представитель, который казался стремящимся сказать нам больше о системе. Некоторые из других поставщиков, с которыми мы говорили, не казались как восторженные по поводу того, чтобы говорить с нами, так как мы не были установленным бизнесом.
То, что также произвело на нас впечатление о звонке, было то, что представитель признал наше имя от формы, которую мы заполнили на веб-сайте. Он спрашивал, были ли мы тем же самым бизнесом, и быстро смог потянуть информацию, которую мы предоставили. Это показывает, что PinPoint берет каждый запрос, который это получает очень серьезно и что формы, заполненные на веб-сайте, не попадают в черную дыру где-нибудь.
Во время нашего звонка представитель PinPoint был чрезвычайно услужливым. Мы обсуждали различия между самопринятой системой и системой облака, структурой регистрации, как искать документы, программы, с которыми это объединяется, есть ли мобильный доступ, и стоимость и тип продолжающейся поддержки, которую это предлагается. Для каждого вопроса представитель дал ясные и подробные ответы.
Представитель не пытался выдвинуть систему на нас; он просто отвечал на наши вопросы и поощрял нас протягиваться снова, если нам были нужны дополнительные ответы. Многие из других компаний по управлению документооборотом мы говорили с попробованным, чтобы посадить наш бизнес во время того звонка. Большинство компаний не готово принять решение, звоня впервые, и PinPoint ясно понял это.
Чтобы гарантировать мы получили полную идею того, что мог сделать PinPoint, представитель добивался электронной почты, чтобы видеть, будем ли мы интересоваться один на одном демонстрация. Нам понравилось это, он был готов провести демонстрационный пример в нашем удобстве, которое не все поставщики смогли сделать. Во время 40-минутного демонстрационного примера представитель PinPoint шел нас через каждый аспект системы. Он показал нам, как работают все особенности и как они могли быть выгодны для малого бизнеса. Снова, после того, как демонстрационный пример был полным, представитель не пытался навязать нам товар на системе. Было утешительно знать, что мы могли занять дополнительное время, чтобы узнать о системе без добавленного давления необходимости передать его прямо тогда и там. В конце мы чувствовали себя очень оптимистичными о том, на что он будет походить, чтобы работать с этим поставщиком.
Как только твоя система в порядке, PinPoint предлагает множество вариантов клиентской поддержки. Во-первых, тебе назначают менеджер проектов, чтобы скоординировать все внедрение, установку, установку и обучение. Компания также предлагает ежемесячные вебинары без доплаты, а также по требованию видео учебных семинаров. Если ты нуждаешься в дополнительной помощи, живая техническая поддержка доступная через телефон и электронную почту между 8:30 и 17:00 CT с понедельника до пятницы. Есть также руководство пользователя, построенное непосредственно в систему, которая может помочь отвечать на любые вопросы.
Ограничения
Есть очень немного нижних сторон PinPoint. Одна незначительная жалоба - то, что поддержка не доступная в выходные, и мы знаем, что управление малым бизнесом является семидневным в неделю обязательство. Если ты столкнешься с проблемой с системой в субботу или в воскресенье, то ты не будешь в состоянии получить любую непосредственную помощь.
Другой небольшой удар состоит в том, что у системы в настоящее время нет своего собственного мобильного приложения. В то время как компания говорит, что приложение прибывает скоро, трудно сказать теперь, как легкий это должно будет использовать и работать. Это могло быть проблемой для тех, кто предпочитает приложения мобильным веб-сайтам.
Мы выбрали PinPoint из бассейна десятков систем управления документами, которые мы рассматривали. Чтобы прочитать нашу всю методологию и для более всестороннего списка систем управления документами, посети нашу лучшую страницу выборов здесь.
Примечание редактора: Поиск системы управления документами для твоего бизнеса? Если ты ищешь информацию, чтобы помочь тебе выбирать ту правильно для тебя, используй анкетный опрос ниже, чтобы иметь наш родственный сайт, BuyerZone, предоставь тебе информацию от множества продавцов бесплатно:
