Мы рекомендуем FileHold как лучшую систему управления документами для компаний, используя Windows. Мы выбрали FileHold из десятков вариантов системы управления документами. Чтобы понять, как мы выбрали, ты можешь найти нашу методологию и список систем управления документами на нашей лучшей странице выборов.
Почему FileHold?
Непринужденность использования
FileHold - самопринятая система управления документами для компаний, используя компьютеры Windows. У этого есть тот же самый взгляд и чувство программ, ты уже приучен к использованию, и интерфейс специально разработан с Windows Explorer в памяти. Структура регистрации включает тот же самый кабинет, ящик, папку и подход подпапки тот Windows использование. Так, как только программное обеспечение установлено, сотрудники не должны испытывать никакие затруднения при схватывании, как использовать и провести его.
Нам нравится чистый интерфейс FileHold. Это не загромождено символами или изображениями. Все, что ты видишь, когда вход в систему является библиотекой файла, бегущей по левой стороне страницы и бара поиска вдоль вершины. Большинство страницы остается чистым, пока ты не начинаешь регистрировать, ища или вводные документы. Этот подход сохраняет тебя на той же самой странице всем временем, ты используешь систему. Многие из других систем, которые мы исследовали, вынуждают тебя к пуговице назад и вперед между страницами в зависимости от задачи, ты продолжаешь работать.
Структура библиотеки FileHold разработана с Windows Explorer в памяти.
Добавление к непринужденности системы использования - папки MyFileHold, которые помещены сверху общей библиотеки кабинетов и ящиков слева страницы. Часть MyFileHold показывает отдельные папки для "любимых" документов сотрудников, их проверенных документов, любых тревог или напоминаний, которые они имеют, файлы, к которым они недавно получили доступ и файлы, которые они недавно добавили к системе. Это обеспечивает быстрый снимок документов, в настоящее время работающий на и файлов то пристальное внимание потребности.
Примечание редактора: ты ищешь информацию о системах управления документами? Используй анкетный опрос ниже, и наши партнеры продавца свяжутся с тобой, чтобы предоставить тебе информацию, в которой ты нуждаешься:
Каждый сотрудник может настроить различные части системы с их личными предпочтениями. Этот выбор не предлагается всеми системами управления документами, которые мы исследовали. Смотря на определенные документы, сотрудники могут выбрать инструменты, они хотят быть быстро доступными. Быстрые ссылки могут быть добавлены для множества задач, таких как добавляющие файлы, соединив документы и проверив файлы. Кроме того, ты можешь выбрать признаки метаданных — как тип документа, версия, число связанных файлов и автора — которые показывают рядом с именем файла.
Регистрация документов в рамках программного обеспечения простая и может быть сделана во многих отношениях. Ты можешь тянуть и уже уронить файлы на твой компьютер или сеть, а также просмотреть документы непосредственно в систему. Интеграция Microsoft Office также позволяет тебе добавлять документы, ты продолжаешь работать в Microsoft Word, Excel, Перспективе или PowerPoint просто щелчком кнопки.
Однажды в системе, документы помещены во входной почтовый ящик, где ты определяешь его признаки метаданных и выбираешь местоположение, в котором ты хочешь поданный. FileHold предлагает множество признаков, которые могут быть присоединены к каждому файлу. То, что особенно привлекательное, - то, что ты можешь выбрать различные свойства для различных типов документов. Например, признаки для счетов могут включать клиента, который счет для и дата, которую это должно быть заплаченным, в то время как у брошюр могут быть свойства как то, кто создал его и когда это было добавлено к системе.
Поиск документов еще легче, чем регистрация их далеко. FileHold предлагает многократные способы быстро найти документы, в которых ты нуждаешься. Самый легкий выбор - общий поиск. Управление вдоль вершины главной страницы - бар поиска, подобный бару поиска Google, который позволяет тебе печатать в словах или фразах, которые ты ищешь в документе. Этот процесс ищет всю библиотеку файлов. Однако вместо того, чтобы только возвратить документы с точной формулировкой того, что ты искал, этот выбор результаты прибыли, которые включают синонимы, останавливая слова и слова, которые тесно связаны с твоими оригинальными критериями поиска. Как только у тебя есть свой список результатов, ты можешь нажать на файл, и коробка предварительного просмотра выделяет слова, которые ты искал, таким образом, ты можешь быстро видеть, является ли это документ, тебе нужно.
Ты можешь также провести расширенный поиск, который позволяет тебе искать документы, основанные на признаках метаданных. Наличие такого разнообразия параметров поиска помогает гарантировать, что ты можешь быстро получить доступ к документам, в которых ты нуждаешься и что никакие файлы никогда не теряются в перетасовке.
FileHold позволяет тебе искать файлы, основанные на признаках метаданных, которые ты определяешь, подавая документы далеко.
Особенности
Трудно найти систему управления документами, которая предлагает больше особенностей и инструментов, чем FileHold. У этого есть почти все, что бизнес любого размера хотел бы от программного обеспечения управления документооборотом.
Среди особенностей, которые действительно выделяются, те, которые помогают сотрудникам, которые сотрудничают на проектах. У программного обеспечения есть масса инструментов сотрудничества, включая регистрацию и - показывают, который блокирует больше чем одного человека от работы над тем же самым документом в то же время. Ты можешь также установить тревоги, которые автоматически уведомляют коллег, когда в документах регистрируются и или когда изменения внесены в файлы.
Кроме того, программное обеспечение держит регистрацию всех сотрудников, которые получают доступ к каждому файлу и когда они делают так, и имеет особенность, которая позволяет рабочим рассматривать предыдущие версии документов после того, как изменения были внесены.
Для компаний с отдаленными сотрудниками система легкая к доступу отовсюду. Ты можешь авторизоваться в программное обеспечение через любую Сеть или мобильный браузер или мобильное приложение FileHold. Когда пользователи вошли удаленно, программное обеспечение позволяет им искать, восстанавливать и работать над любым документом, сохраненным в системе. Нам нравится гибкость, которую это обеспечивает, поскольку она не устраняет сотрудников от получения документов, в которых они нуждаются, когда они возле офиса. Не все самопринятые системы, которые мы исследовали, предложили этот диапазон удаленного доступа.
Система также включает множество мер безопасности. FileHold предлагает выбор 11 различных ролей безопасности, в пределах от "прочитанного только" к "системному администрированию", как способ ограничить доступ к папкам и файлам. Ты можешь также установить определенные разрешения на доступ для всех кабинетов и папок, а также отдельных файлов. Это позволяет тебе хранить любого и все в системе без опасений, что некоторые сотрудники будут видеть документы, они не были должны.
Некоторыми из других особенностей, которые прибывают стандарт с FileHold, является календарь, который отслеживает незаконченные задачи, выбор фактически связать файлы в системе и программном обеспечении просмотра, которое автоматически преобразовывает текст на напечатанных печатных документах в редактируемые и доступные для поиска данные.
Есть также дополнительные функции, которые ты можешь купить для добавленной стоимости, включая возможности технологического процесса, выбор создать гостя составляет пользователей, чтобы быть в состоянии смотреть на документы на основе "только для чтения" и функциональности электронной подписи.
Стоимость
Поскольку FileHold - самопринятая система, большинство затрат просто одноразовые сборы. Цена разбита в несколько частей, со взимает за программное обеспечение, пользовательские лицензии, и установку, внедрение и обучение.
Самая большая стоимость для программного обеспечения, которое является одноразовым сбором 3,750$. Это включает пять пользовательских лицензий, все стандартные функции системы и шесть месяцев технической поддержки. Дополнительные лицензии максимум на 20 пользователей составляют 200$ каждый. Как только ты выходишь за предел 20 пользователей, спад лицензионных сборов до 40$ каждый.
Другая главная часть одноразового сбора для установки, внедрения и обучения. FileHold предлагает три уровня этого обслуживания, которые колеблются от 1,200$ в течение 8 часов поддержки и обучения к 3,600$ в течение 24 часов поддержки и обучения.
Другие одноразовые затраты для любых дополнительных функций, которые ты можешь хотеть. Цены, которые варьируются для каждой дополнительной функции, определены твоим полным программным обеспечением, пользовательской лицензией и вспомогательными расходами. Например, особенность технологического процесса составляет 10 процентов твоей начальной цены.
Единственные затраты на возвращение для продолжающейся поддержки. У тебя есть выбор того, чтобы вносить ежегодную плату, которая дает тебе модернизации программного обеспечения и продолжающейся технической поддержки. Эта стоимость составляет 20 процентов твоего первоначального сбора.
Вместо включения всех дополнительных функций с программным обеспечением и созданием его более дорогой для всех, FileHold дает тебе способность экономить некоторые деньги, если есть особенности, которые ты не хочешь. Не все системы управления документами, которые мы проанализировали, предложили этот выбор.
Что произвело на нас впечатление, больше всего был то, как прозрачный FileHold был о его затратах. Многие цены были перечислены на веб-сайте компании, и группа поддержки компании быстро разделила тех, которые не были. У многих из других систем, которые мы исследовали, не было оценки на их веб-сайтах, и представители компании были колеблющимися, чтобы объяснить точно, как их оценка сломалась.
Обслуживание клиентов
В целом мы были очень довольны уровнем обслуживания клиентов, которое мы получили от FileHold. Чтобы измерить, что клиенты могут ожидать от группы поддержки, мы звонили компанию, изображая из себя нового владельца бизнеса, заинтересованного системами управления документами. Когда мы звонили, мы были озадачены, когда нам сказали, что, чтобы узнать больше о системе, мы должны будем послать компании электронное письмо. Изо всех поставщиков системы управления документами мы связывались, это было первым разом, когда нам сказали, что, чтобы ответить на наши вопросы, мы должны будем послать электронное письмо сначала. Первоначально, мы пугались этого запроса, но уровень обслуживания, которое мы получили после того, как это было быстрым и выдающимся.
После нашего начального звонка мы немедленно послали электронное письмо в FileHold, просящий говорить с кем-то о программном обеспечении. Член группы поддержки компании ответил в течение 10 минут. Вместо того, чтобы пытаться ответить на все наши вопросы в электронном письме, он спросил, мог ли бы он позвонить нам, чтобы обсудить их по телефону. Он позвонил нам всего две минуты спустя и шел нас через, как система работает и структура оценки.
В то время как некоторые поставщики заставили нас чувствовать, как будто мы тратили впустую их время, этот представитель казался более, чем счастливым взять, пока был необходимым, чтобы ответить на наши вопросы. Во время нашего звонка мы обсуждали особенности системные предложения, как использовать систему, время установки, тип предлагаемой поддержки и затраты. Вместо того, если нас с короткими, ответами с одним словом, как некоторые из других поставщиков мы говорили с, сделал, представитель FileHold дал нам долгие и четко определенные ответы на наши вопросы, которые оставили нас с очень ясным пониманием не только, что система предлагает, но и какого количества она стоит.
Чтобы удостовериться мы поняли систему еще лучше, представитель поощрял нас проверять демонстрационную версию системы, намечать демонстрационный пример программного обеспечения и смотреть один из многочисленных видеофильмов, которые компания имеет на ее веб-сайте. Мы сочли видео чрезвычайно полезными. В то время как у большинства компаний по управлению документооборотом есть видео онлайн, у очень немногих есть разнообразие, которое делает FileHold. У компании есть больше чем 20 различных коротких видео на определенных функциях системы. Например, есть видео в просто интерфейсе, один о том, как искать документы и другого на интеграции Microsoft Office. Вместо того, чтобы пытаться переполнить все в одно долгое и твердо понимаемое представление, FileHold выламывал все, и мы нашли что метод легче понять.
Как только твоя система в порядке, ты можешь связаться с командой клиентской поддержки FileHold по электронной почте или представив билет помощи онлайн. (Телефонное обслуживание не выбор.) Есть также обширные ресурсы на веб-сайте компании, включая серию руководств пользователя. Кроме того, программное обеспечение включает встроенный доступ, чтобы помочь гидам.
Ограничения
Есть очень мало, чтобы не любить приблизительно, как FileHold смотрит и работает. Одна потенциальная нижняя сторона - стоимость. Это не дешевая система. Для компаний с даже всего пятью пользователями — позволенным минимумом — программное обеспечение и установка будут стоить тебе по крайней мере 5,000$. Плюс, если ты хочешь продолжающиеся модернизации и поддержку, ты должен будешь платить еще 1,000$ ежегодно. Если ты не готов сделать такие значительные инвестиции, ты должен рассмотреть различную систему управления документами. Мы поощрили бы тех, которые ищут более дешевое решение проверить нашу лучшую систему управления документами для компаний на бюджете.
Другой возможный недостаток - то, что клиентская поддержка доступная только по электронной почте и онлайн. В то время как время отклика, которое мы получили, было впечатляющим, трудно сказать, происходит ли та быстрота с каждым полученным электронным письмом. Если ты хочешь поставщика системы управления документами, с которым ты можешь немедленно связаться для помощи по телефону, ты был бы лучше всего обслужен, рассмотрев другие варианты.
Также важно отметить, что эта система не совместима с компьютерами Mac. Если бы твой офис основан на Mac, мы поощрили бы тебя считать или нашу лучшую систему управления документами для предприятий малого бизнеса или нашу лучшую систему управления документами для использования компаний Macs.
[Примечание: Нашим предыдущим лучшим выбором для этой категории были M-файлы. Однако после того, как обзор был издан, M-файлы попросили, чтобы мы удалили его оценку из обзора. Так как прозрачность стоимости - требование для того, чтобы быть выбранной, поскольку лучшее выбирает Business News Daily, мы выбрали FileHold как наш новый лучший выбор.]
Готовый выбрать систему управления документами? Вот расстройство нашего полного обзора:
- Руководство покупателя системы управления документами
- Сводка новостей: лучшие системы управления документами
- ОБЗОР: лучше всего для предприятий малого бизнеса
- ОБЗОР: лучше всего для компаний на бюджете
- ОБЗОР: лучше всего для компаний Используя Macs
- ОБЗОР: лучше всего для компаний с отдаленными рабочими
Примечание редактора: ты ищешь информацию о системах управления документами? Используй анкетный опрос ниже, и наши партнеры продавца свяжутся с тобой, чтобы предоставить тебе информацию, в которой ты нуждаешься:
