Обзор eFileCabinet: Лучше всего Мобильное Управление документооборотом

После большого исследования и анализа систем управления документами, мы рекомендуем eFileCabinet Онлайн как лучшую систему управления документами для компаний с отдаленными трудовыми ресурсами.

Готовый выбрать систему управления документами? Вот расстройство нашего полного обзора:

Почему eFileCabinet Онлайн?

Удаленный доступ

eFileCabinet Онлайн может использоваться от любого местоположения. В отличие от местных систем, что, который должен особенно формироваться, чтобы быть полученным доступ снаружи офиса, это основанное на облачных вычислениях решение легко наслаждено от любого компьютера с Подключением к Интернету. Это предоставляет твой полный доступ сотрудников к системе, работают ли они в твоем офисе из дома или какого-либо другого отдаленного местоположения.

То, что хорошее, - то, что eFileCabinet Онлайн позволяет сотрудникам иметь доступ ко всей системе, не просто части его. В то время как некоторые из других систем, мы проанализировали предлагаемый удаленный доступ, не, все они обеспечили полную функциональность снаружи офиса. Эта система работает точно то же самое независимо от того, где ты работаешь.

к eFileCabinet Онлайн можно получить доступ от любого компьютера с Подключением к Интернету.

Ты можешь также использовать eFileCabinet мобильное приложение, чтобы загрузиться в систему. Доступный на iOS и смартфонах на базе Android и таблетках, приложение предоставляет тебе доступ ко всему, что это сохранено в твоей системе. С приложением ты можешь предварительно просмотреть файлы прежде, чем загрузить их, загрузку и открыть документы в других приложениях, почтовых файлах и напечатать документы, все от твоего мобильного устройства. Ты можешь также сфотографировать документы со своей мобильной камерой и загрузить их непосредственно на систему. Это - инструмент большинство других мобильных приложений системы управления документами, которые мы проанализировали, не предлагал.

Кроме того, eFileCabinet собирается опубликовать обновленное мобильное приложение в ближайшие недели, которое даст ему еще больше функциональности. Новое приложение предложит более быструю скорость доступа, вложенного универсального предварительного зрителя, быстрый доступ к любимому, недавнему и проверило файлы и большую аналитику. Если эти особенности вся работа как ожидалось, ты будешь в затруднении, чтобы найти лучшее мобильное приложение для управления документооборотом.

Примечание редактора: Поиск системы управления документами для твоего бизнеса? Если ты ищешь информацию, чтобы помочь тебе выбирать ту правильно для тебя, используй анкетный опрос ниже, чтобы иметь наш родственный сайт, BuyerZone, предоставь тебе информацию от множества продавцов бесплатно:

Простой в использовании

Предприятия малого бизнеса будут любить, как простой eFileCabinet должен использовать. Так как это размещено в облаке, тебе не нужны никакие специально формируемые серверы, нет никакого программного обеспечения, чтобы установить или файлы, чтобы отойти назад. Все, что ты должен сделать, зарегистрироваться в систему через Сеть или мобильное приложение, и у тебя есть полный доступ. Не имея необходимость обращаться любые технические аспекты системы, как ты делают с версиями внутри, будет особенно обращаться к компаниям без штата IT.

Чтобы гарантировать твои документы защищены, они сохранены в удостоверенных безопасностью информационных центрах компании, которые являются Уровнем 1 послушный PCI. Для максимальной защиты документы зашифрованы, будучи переданным.

Используя систему, ты сочтешь очень легким провести. Интерфейс чистый и показывает многочисленные большие и легкие для понимания символы, которые помогают тебе находить то, в чем ты нуждаешься. Система использует традиционный кабинет и структуру папки. Ты можешь создать столько кабинетов, и ящиков и папок в пределах них, сколько тебе нравится. Это дает тебе способность устроить структуру регистрации твоей системы по своему усмотрению.

eFileCabinet Онлайн использует традиционную картотеку и структуру регистрации папки.

Храня документы, ты можешь импортировать их непосредственно из твоего компьютера или просмотреть их в систему. Чтобы сделать его еще легче, система позволяет тебе, добавляют файлы, таща и понижаясь.

Поиск документов столь же легкий. Ты можешь или сделать быстрый поиск файлов, просто печатая, одним словом, или фразы из твоих документов. Если это слишком широкое, ты можешь провести расширенный поиск, который позволяет тебе искать файлы, основанные на названии документа, кто добавил их в систему, когда они были добавлены в систему и текст в файле.

Мы также как то, со сколькими Онлайн объединяются популярные программы eFileCabinet.

В то время как большинство систем управления документами, мы смотрели на интегрированный с Microsoft Office, это было одним из некоторых, который также соединяется и с QuickBooks и с Торговым персоналом. Система автоматически соединяется с этими программами, который позволяет тебе легко передавать файлы назад и вперед от системы щелчком кнопки.

Стоимость

EFileCabinet Онлайн доступный в трех различных планах, основанных на сумме хранения и особенностей. Будучи основанным на облачных вычислениях, ты вносишь ежемесячную плату, чтобы использовать систему, в противоположность большой оплачиваемой авансом стоимости, чтобы купить программное обеспечение напрямую.

Самый дешевый выбор - исполнительный план, который включает 100 ГБ хранения данных и составляет 30$ в месяц за пользователя. Среди особенностей это предлагает, неограниченные кабинеты, ящики и папки, индексация уровня документа, полнотекстовой поиск, хранение файла сопротивления-и-снижения, возможности технологического процесса и интеграция с Microsoft Office и QuickBooks.

Самый популярный выбор - профессиональный план, который идет с 500 ГБ хранения и стоит 45$ в месяц за пользователя. В дополнение ко всем особенностям, которые прибывают в исполнительный план, этот пакет также включает основанные на роли разрешения безопасности, контрольный пользователь, отслеживающий, интеграция Торгового персонала и доступ к программе совместного использования файлов SecureDrawer.

Самый дорогой выбор, план предприятия, идет с 750 ГБ хранения данных и стоит 55$ в месяц за пользователя. Дополнительные функции в этом плане - полный доступ API для таможенной интеграции и добавили хранение SecureDrawer. Больше хранения для любого из трех планов составляет 10$ в месяц для каждого дополнительные 100 ГБ.

В дополнение к ежемесячным затратам есть также одноразовый сбор за подготовку системы. Сборы за внедрение за исполнительный план составляют 500$ для первых трех пользователей и 100$ для каждого дополнительного пользователя, в то время как профессиональные сборы за план составляют 750$ для первых трех пользователей и 150$ для каждого после этого. Затраты на установку для плана предприятия составляют 4,000$ для первых 15 пользователей и 150$ для каждого пользователя после того.

Что мы нашли, что обращение об оценке eFileCabinet состоит в том, что она все ясно обрисована в общих чертах на ее веб-сайте. Вместо того, чтобы заставить нас призвать к назначенной цене, которую большинство других поставщиков мы исследовали, сделал, мы смогли видеть, как все затраты ломаются, просто посещая компанию онлайн. Это - знак нам, что нет никаких обвинений eFileCabinet, пытается скрыться.

Особенности

у eFileCabinet Онлайн есть примерно все, в чем предприятия малого бизнеса нуждаются из решения для управления документооборотом. Одна из самых важных особенностей - функция разрешения документа, которая позволяет тебе ограничить, кто может рассмотреть и отредактировать определенные файлы. Разрешения могут быть назначены отдельными сотрудниками или группами пользователей, такими как менеджеры или торговый персонал. Нам нравится трудная власть, которую эта система позволяет тебе иметь на твоих файлах, поскольку это помогает гарантировать, что только те рабочие с разрешения могут получить доступ к определенным документам.

Одна особенность eFileCabinet Онлайн предлагает это, некоторые другие системы не делают способность создать шаблоны непосредственно в системе. Эти шаблоны служат структурой для документов, которые ты обычно используешь, такие как счета или фирменный бланк. Шаблоны могут быть произведены с некоторой информацией, уже заполненной, такой как имя и адрес твоего бизнеса, оставляя тело документа пустым. Это экономит тебе время от необходимости воссоздать эти файлы с нуля каждый раз, когда они необходимые.

Несколько из планов также предоставляют тебе доступ к SecureDrawer eFileCabinet. Этот инструмент позволяет тебе посылать конфиденциальные файлы, столь же большие как 1 ГБ по Интернету коллегам или клиентам. Этот инструмент может быть особенно ценным к компаниям с отдаленными трудовыми ресурсами, поскольку он позволяет сотрудникам легко делиться информацией друг с другом.

Другой инструмент, что не все предложение конкурентов eFileCabinet - функция eSignature, которая позволяет тебе и посылает документы другим, чтобы быть в цифровой форме подписанной и хранит все твои в цифровой форме подписанные файлы в одном безопасном местоположении.

Обслуживание клиентов

Мы были очень довольны уровнем обслуживания клиентов, которое мы получили от eFileCabinet. Чтобы судить, что клиенты могут ожидать от группы поддержки, мы звонили компанию, изображающую из себя нового владельца бизнеса заинтересованный системами управления документами. Услужливый представитель немедленно ответил на наш звонок и не торопился , чтобы удостовериться, что у нас было ясное понимание системы. Мы обсуждали оценку, как к системе облака получают доступ, ее особенности, как мобильное приложение работает, сумма включенного хранения и мер безопасности информационного центра.

То, что произвело на нас впечатление больше всего о представителе, было его уровнем честности. Одна из первых вещей, которые он сказал во время нашего звонка, была то, что он был плохо знаком с компанией. Он хотел, чтобы мы поняли, что была причина, он не мог бы быть в состоянии ответить на все запросы от вершины его головы. Однако, когда мы ставили вопрос, он не знал ответ на, он кратко приостановил нас и получил его. Мы говорили с представителями поставщика услуг ранее, которые, вместо обращения за помощью, которого избегают ответить на наш вопрос или, предоставил неправильным ответам. В то время как наш звонок, возможно, взял немного дольше, прозрачность репутации была положительным знаком, что, если у нас действительно есть проблема и человек, мы говорим с, не может ответить на наши вопросы, он или она найдет кого-то, кто может.

В дополнение к нашему телефонному звонку мы также проверили инструмент живого чата компании. Мы задали несколько вопросов в различные дни, чтобы видеть, какой ответ мы получим. Каждый раз мы получили быстрые и подробные ответы. Нам нравится этот, инструмент живого чата доступный, поскольку он не предлагался многими из других поставщиков, которых мы исследовали. Это - быстрый способ ответить на твои вопросы, не имея необходимость останавливать то, что ты делаешь, чтобы сделать телефонный звонок или спроектировать электронную почту.

Пользователи системы могут связаться с группой поддержки через живой чат, телефон или электронную почту с 7:30, до 18:00 (ПО СТАНДАРТНОМУ ГОРНОМУ ВРЕМЕНИ) с понедельника до пятницы. Есть также подробное встроенное руководство пользователя, которое отвечает на вопросы в пределах от того, как создать картотеки и папки к тому, как разделить и хранить документы. Гид также включает подсказки и обманывает секцию, которая обрисовывает в общих чертах несколько коротких путей о том, как использовать систему.

Ограничения

В то время как eFileCabinet Онлайн включает почти все из того, что ты хотел бы от системы управления документами, он действительно идет с высокой стоимостью. В дополнение к ежемесячным затратам, которые могут быть довольно существенными в зависимости от того, сколько сотрудников ты имеешь и план, который ты выбираешь, есть также значительный сбор за внедрение. Эта основанная на облачных вычислениях система была одним из только некоторых, мы нашли, что взимал сбор за установку. Если eFileCabinet слишком дорогой для тебя, мы поощряем тебя рассматривать наш выбор для лучшей системы управления документами для компаний на бюджете, который является также основанным на облачных вычислениях решением. В то время как это значительно более дешево, это не имеет почти, столько же особенностей и инструментов сколько eFileCabinet делают.

Мы выбрали eFileCabinet из бассейна десятков систем управления документами, которые мы рассматривали. Чтобы прочитать нашу всю методологию и для более всестороннего списка систем управления документами, посети нашу лучшую страницу выборов здесь.

Чед Брукс: Чед Брукс - чикагский внештатный писатель, у которого есть опыт почти 15 лет в бизнесе СМИ. Выпускник Университета Индианы, он провел почти десятилетие как репортер штата для Daily Herald в пригородном Чикаго, покрывая огромное количество тем включая, местный орган власти и региональное правительство, преступление, правовая система и образование. После его лет в газетном Чаде, работавшем в связях с общественностью, помощь продвигает предприятия малого бизнеса всюду по США. Следуй за ним в Твиттере.